Hablar de administración abarca desde antes de nuestra era, filósofos como Sócrates, Platón y Aristóteles la han incluido en sus discursos. Por ejemplo, Platón en su obra La república expuso su punto de vista sobre la administración de los negocios públicos, Francis Bacon, filósofo y estadista inglés, se anticipó al Principio de la prevalencia de la principal sobre lo accesorio. Descartes, Thomas Hobbes, Jean-Jacques Rousseau, desde sus áreas de acción establecieron los fundamentos y los antecedentes de la administración. Empresas como General Electric en 1880 contribuyeron a la creación de una organización de tipo funcional:
a) Un departamento encargado de administrar la producción de pequeñas fábricas aisladas.
b) Un departamento de ventas para administrar un sistema nacional.
c) Un departamento técnico.
d) Un departamento financiero.
En otros ejemplos, muchas empresas se han establecido sobre estos principios.
Entre 1900 y 1911, grandes corporaciones desaparecieron o entraron en crisis por no haber administrado adecuadamente sus recursos financieros.
Al inicio de este siglo el enfoque clásico de la administración aún tiene una fuerte presencia:
Una teoría es un grupo congruente de ideas y supuestos que se formulan con el objeto de explicar las relaciones entre dos o más hechos observables. La siguiente tabla será de ayuda para comprender mejor algunas de las diferentes teorías sobre la administración y sus enfoques.
| Aplicación | Teorías administrativas | Principales enfoques |
| En las tareas | · Administración científica | · Racionalización del trabajo en el nivel operacional |
| En la estructura | · Teoría clásica · Teoría neoclásica. · Teoría de la burocracia. · Teoría estructuralista. | · Organización formal · Principios generales de la administración. · Funciones del administrador. · Práctica, reutilización de conceptos. |
| En las personas | · Teoría de las relaciones humanas. · Teoría del comportamiento organizacional. · Teoría del desarrollo organizacional. · Teoría matemática | · Dirigido a las personas · Humanizar y democratizar la administración. · Motivación, liderazgo, comunicación, dinámica de grupo. · Estilos de administración. · Teoría de las decisiones. · Integración de objetivos individuales y organizacionales. |
| En el ambiente puede varias de acuerdo con las situaciones o circunstancias | · Teoría de la contingencia | · Administración de la tecnología. · Relación funcional entre las condiciones del ambiente y las técnicas administrativas. |
Estos antecedentes de la administración son importantes para conocer su origen y comprenderla como un proceso. Estas teorías han evolucionado junto con la sociedad y el empleado de nuevas tecnologías, de manera que también influyen en nuestra vida.
La administración puede ser definida como un proceso de planificación, organización, desarrollo, análisis, seguimiento, de uso efectivo y responsable de los recursos disponibles (materiales, información, tecnología, capital humano, dinero), cuyo fin es alcanzar de manera eficaz y eficiente un objetivo o meta previamente establecido.
Peter Drucker, uno de los autores más reconocidos en el campo de la administración, explica que eficacia significa “hacer las cosas correctas” y eficiencia “es hacer correctamente las cosas”. Otra manera de entenderlo es la siguiente:
Otra manera de definir a la administración consiste en darle forma, de manera consciente y constante, a una idea, una organización, al tiempo y a los recursos. La administración es la principal actividad que hace la diferencia en el grado de éxito de cualquier cosa que se ponga en práctica.
Funciones de la administración, proceso administrativo.
Un proceso es la forma sistemática de hacer o manejar las cosas teniendo cuatro funciones universales de la administración (Teoría clásica).
Planeación.[1]
Implica la evaluación del futuro. Conceptos como unidad, continuidad, flexibilidad y valoración son los aspectos principales de un buen plan de acción. Conlleva a pensar con anticipación en las metas, los objetivos, las acciones que se desean alcanzar y que se basan en algún método o plan. Se debe tomar en cuenta que no son por “corazonadas” un plan implica la formulación de objetivos idóneos para alcanzarlos y, por lo tanto, pueden servir para:
· Obtener y comprometer los recursos que se requieren para el logro del objetivo o la meta.
· Definir las actividades con base en el objetivo o la meta que se quiere alcanzar.
· Identificar, medir y controlar el avance del cumplimiento de la meta o del objetivo; y si se pierde el rumbo de este, se pueda corregir.
Así, lo primero que se debe conocer es la definición de meta u objetivo.
¿Qué es una meta?
Este concepto se deriva en su etimología del mismo vocablo latino meta. En épocas antiguas se empleó para designar ciertos objetos en las carreras circenses, las cuales indicaban que el recorrido había terminado, el primero en llegar a esa “meta” era el ganador. Por otra parte, el vocablo meta también se refiere al prefijo para designar que algo es “posterior a” o está “más allá de”. De esta forma, cuando se fija una meta se proyecta un propósito futuro a alcanzar. “Mi meta es terminar mis estudios universitarios en el siguiente año”, lo que implica tener proyectos, ideales y aspiraciones. El cumplimiento del proyecto, por tanto, demanda el esfuerzo para seguir un camino con el estímulo personal.
¿Qué es un objetivo?
La palabra objetivo proviene del vocablo latino ob-jactum, que significa “adonde se dirigen nuestras acciones”. Los objetivos, en general, son el destino, los valores y los propósitos o finalidades personales, de una organización o de una sociedad, manifestados en expectativas. Los objetivos deben ser racionalmente alcanzables y estar en función de un plan o estrategia a seguir.
La planificación produce una imagen del futuro deseable en función de la tecnología y los recursos disponibles. La lógica se usa para analizar las metas y los objetivos, junto con las acciones a seguir.
• Organización: Es un proceso para definir los roles, así como ordenar y distribuir de manera estructurada las actividades y los recursos (materiales, tecnológicos, económicos, entre otros) con los que se cuenta. En este punto es donde se asigna el trabajo.
¿Quién lo hará? ¿Cuándo se hará?
• Dirección/Liderazgo: Es alcanzar el máximo rendimiento por medio de una correcta conducción. Implica mandar, influir y motivar a otras personas para que realicen las tareas. La coordinación de las actividades es muy importante porque genera armonía en ellas; selecciona los canales de comunicación y resuelve conflictos.
• Control: Verifica que todas las etapas marchen de acuerdo con lo planeado para asegurar que se siga el rumbo correcto. En este punto, se puede:
· Establecer los estándares de desempeño
· Medir los resultados presentes.
· Comparar los resultados con las normas establecidas
· Tomar medidas correctivas
Como se aprecia, los conceptos de la Teoría Clásica se siguen utilizando y no se refieren sólo a las organizaciones o empresas, también están inmersos en la vida cotidianidad. La tecnología ha abierto un universo de nuevas posibilidades de uso y saberes, tal como las aplicaciones: una agenda permite administrar de mejor manera el tiempo; están las que nos ayudan a lograr un adecuado control del dinero; las de tiempo real que muestran el tránsito de una ciudad y ofrecen alternativas de vialidad; otras que permiten obtener de manera anticipada citas para realizar trámites y no perder tiempo en esperar, entre otras muchas ventajas más.
La administración en los ámbitos educativo, laboral y social
Administrar de manera adecuada los recursos ayuda a simplificarlos y aprovecharlos adecuadamente. La matriz de Eisenhower ayuda a administrar el tiempo, las tareas y las actividades de un día, de un proyecto, de las labores en casa, de los trabajos escolares y de todo lo que se requiera.
En la administración, el dinero es visto como un aspecto importante. No se trata únicamente de ahorrarlo, sino de distribuirlo de la mejor manera. Recuerda, en cualquier lugar donde decidas desenvolverte, ya sea trabajar por tu cuenta o ser colaborador(a) de alguna empresa, siempre deberás administrar algún tipo de recurso: económico, material, capital humano, tecnológico, entre otros.
Tener una administración adecuada de los recursos económicos coadyuva a alcanzar las metas financieras y obtener estabilidad para lograr el bienestar personal y/o familiar. La administración de los recursos económicos permite llevar a buen término los proyectos a emprender. Es decir, saber administrarte ayuda a tomar mejores decisiones y aprovechar las oportunidades.
En cualquier proyecto, la prioridad es decidir sobre lo que te conviene. En casa puedes tener una reunión familiar para hablar sobre los ingresos totales y ver cómo pueden reorganizar la economía familiar. Es indispensable distinguir entre las necesidades y los deseos, lo más importante es determinar en qué se pueden utilizar los recursos económicos disponibles.
Por otro lado, administrar significa reconocer los recursos disponibles, empezando por las habilidades[2] y las destrezas. Se puede hacer un listado para especificar cuántos recursos están al alcance y cuáles se pueden usar. Esto ayudará, por ejemplo, a visualizar las fortalezas y debilidades; mismas que pueden explotarse en una entrevista de trabajo, resaltarse en un currículum o para saber, cuáles de ellas es conveniente reforzar. Además, será más fácil recordarlas.
No olvides explotar al máximo tus capacidades y aprovecharlas en todas las oportunidades que se presenten. Crear relaciones con personas que tengan otras habilidades y destrezas permiten tener un crecimiento y conocimiento tanto personal como profesional. Las tecnologías emergentes te ayudarán a acercarte y a crear grupos multidisciplinarios.
El networking es un recurso que consiste en el establecimiento de una red profesional de contactos, el cual da a conocer personas y negocios. Escucha y aprende de los demás, encuentra posibles colaboradores, socios o inversionistas.
Esta información permite identificar los aspectos que debes reforzar, darle seguimiento y poner atención. Administrar es un proceso que permite tener una visión completa de las etapas necesarias para cumplir metas y objetivos. Conocer los recursos que tienes, te permite enfocar tu camino y lo que necesitas para lograr tus propósitos.
[1] En México, por razones históricas, existe un uso indiscriminado del concepto de planeación como sinónimo de planificación. Aunque es válida la acepción de planeación en el sentido de “Trazar o formar el plan de una obra” o “hacer planes o proyectos, en realidad se refiere” a “Dicho de un ave: Volar con las alas extendidas e inmóviles” o “Dicho de un avión: descender en planea” (RALE). Cuando se formulan los pasos conducentes al cumplimiento de un objetivo y se precisan las actividades que se deben realizar, el concepto adecuado es planificación, cuyo contenido se refiere: “Plan general, metódicamente organizado y frecuentemente de gran amplitud, para obtener un objetivo determinado, tal como el desarrollo armónico de una ciudad, el desarrollo económico, la investigación científica, el funcionamiento de una industria, etcétera.” (RALE) En el texto se usa de las dos formas, pero se hace la distinción en función de la planeación de un proceso y la planificación que se realiza en la operación de las actividades de las organizaciones.
[2] Recuerda que las habilidades son la capacidad para desempeñar distintas tareas. Puedes tener habilidades intelectuales (para realizar tareas mentales-visualización espacial) o físicas (para realizar tareas que exigen resistencia, destreza, fuerza-coordinación corporal).
