Comunicación

Es una de las claves para tener un negocio exitoso es la comunicación. Para lograr una comunicación asertiva dentro y fuera de la empresa se deben conocer los dos tipos que se consideran esenciales: la externa y la interna.

a)       Comunicación externa. Este tipo de comunicación es usada para dar a conocer al cliente el producto o el servicio. Incluye varias formas de publicidad: correspondencia personal, llamadas telefónicas, sitios web y otras. La imagen es primordial para una comunicación externa.

b)      Comunicación interna. Es primordial atraer y conservar al personal con más talento. Un mensaje constante debe motivar al personal por medio de diferentes formas de comunicación como pueden ser: boletines informativos, juntas, llamadas telefónicas y platicas formales e informales.

Herramientas de comunicación.

Los negocios requieren tener herramientas específicas para la comunicación, como los teléfonos físicos, smartphones, escáner, entre otros. Tambien se utilizan ciertas funciones de una computadora, como Internet, el correo electrónico, el procesador de datos y más.

Correo.

El correo tradicional se convierte en una herramienta poderosa para un negocio al proporcionar un enfoque personal, el cual se puede utilizar para la entrega de documentos importantes, contratos y envío de artículos. Es el método más conveniente para el manejo de la correspondencia para la empresa.

Teléfonos fijos.

Existen distintos modelos de teléfonos. Hay que elegir el más adecuado para usarlo en una empresa. Lo primero es comenzar con una línea exclusiva para el negocio. Esta deberá incluir la opción de grabar un mensaje en la contestadora que indique el momento en se regresará la llamada en caso de que no se encuentre nadie. Es recomendable utilizar un teléfono inalámbrico o manos libres para la línea fija, ya que es más cómodo y permite el movimiento cuando se está hablando.

Smartphone.

Durante muchos años el smartphone, teléfono inteligente con gran capacidad de almacenamiento, pantalla más grande y un sistema operativo de alta gama, ha crecido en la demanda de dispositivos móviles. El smartphone es un teléfono celular que ofrece un sin número de aplicaciones con las mismas funcionalidades que una computadora, puede incorporar correo electrónico, Internet, lector de libros, videograbadora y fotografías en la palma de la mano.

Todo esto facilita la administración al encontrase fuera de la empresa, ya que el teléfono inteligente se convierte en una herramienta prescindible al momento de mandar o recibir un correo, buscar en línea y editar documentos, ademas de enviar SMS, capaz de encontrar información rápidamente por medio de buscadores en la red. Cada una de estas funciones dependen del dispositivo que se adquiere y esto varia el precio y las necesidades del negocio.

Videoconferencia y conferencias en línea.

La videoconferencia facilita la posibilidad de comunicarse cara a cara con clientes en cualquier lugar, compartiendo imágenes y voz en tiempo real. Las conferencias en línea, ademas, permiten compartir documentos y aplicaciones.

Lo único necesario es tener una cámara de alta definición, pantallas que muestren imagen y audio adaptado al entorno para crear una experiencia con mayor interacción. Estos sistemas de videoconferencia se adaptan para satisfacer las necesidades de la empresa, desde una conferencia entre dos sujetos en un espacio privado hasta un montaje en una sala de juntas para reuniones más grandes.

El dinero y el tiempo que se ahorra en gastos de viajes puede ser utilizado en mejorar estos espacios. Es más fácil realizar juntas a distancia con poco tiempo de anticipación. Tambien es posible la comunicación con los empleados que laboran desde casa u otras sucursales de la compañía.

Sitios de redes sociales.

Las redes sociales se forman por individuos u organizaciones que se unen por intereses similares, al compartir contenido e interactuar entre ellos.

Estos han creado una gran posibilidad para que los negocios generen una comunicación con los clientes presentes y potenciales por medio de sitios web establecidos con ese fin. Para tener éxito se requiere de esfuerzo y participación continua en Facebook, Twitter o Instagram, entre otros, para crear un nicho de mercado.

Software.

El software adquirido será fundamental para lograr que una computadora se productiva. Según el sistema operativo, sea una Macintosh o Windows, se debe contar con programas preinstalados, los cuales se instalan en el sistema al momento de comprarla.

Hay que considerar la mejor calidad del software, y esto dependerá de las necesidades de la empresa. Se debe recordar que algunas versiones de software son domésticas y otras de negocios. Es importante leer todas las especificaciones del software antes de adquirirlo.

Productos auxiliares.

Existen varios productos que se pueden utilizar en conjunto con la computadora para mejorar la funcionalidad, la creación y el desarrollo del material para el negocio. Estos productos utilizan un software diseñado especialmente para facilitar su manejo, como:

è Cámara digital. Este tipo de cámara tiene la facilidad de cargar una foto a la computadora para diferentes propósitos, como catálogo de productos, fotos para currículo, imágenes para portales web, entre muchos otros.

è Escáner. Es útil para realizar copias impresas de algún documento que se requiera, digitalizar documentos o con él es posible integrar alguna imagen a algún archivo

è Transmisión inalámbrica. Permiten enlazarse con otros dispositivos equipados con la misma opción. Gran parte de los equipos de oficina cuentan con la característica de ser inalámbricos y no requerir tantos cables. Esto facilita la instalación y posee implicaciones productivas.

è Respaldos. Es sumamente importante hacer respaldos externos de todos los programes que se utilice en un negocio. Se pueden realizar en CD, DVD, memorias USB y Discos Duros Externos. Tambien se pueden realizar en servicios en línea como “la nube” para facilitar el proceso.

Las tecnologías emergentes plantean dos retos para la administración y la gestión de las organizaciones. Vivimos en una era de grandes y rápidos cambios tecnológicos, lo cual plantea:

1.       Comprender y adoptar las innovaciones tecnológicas e integrarlas a nuestra vida cotidiana. En un primer momento las innovaciones se dieron en el uso de las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC), pero ahora han alcanzado muchos otros campos de la sociedad, la ciencia, la cultura y al parecer, no hay lugar sobre el que no hayan incidido.

2.       Incorporar la prevención del cambio, lo que significa estar listos para aceptar nuevas y mejores innovaciones tecnológicas.