La palabra proceso, del latín processus (pro, adelante, y cere, caer, caminar) significa proceso, avance, marchar, ir adelante o hacia un fin determinado. Es “la sucesión de pasos, actos o acciones realizadas de forma organizada en el tiempo, para avanzar y dirigirse hacia un punto o fin”.
El proceso y su contexto.
El proceso se asocia comúnmente, a escenarios empresariales, educativos, institucionales, políticos, científicos y sociales, por conformar un sistema planificado.
Sin embargo, también se localiza en fenómenos naturales, como la evolución, entendida como la transformación generacional y continua de las especies, o en la formación de tornados y huracanes.
Gestión de procesos.
Es una herramienta que permite a las organizaciones ser más efectivas y entrelazar actividades, al conjunto de estas y entre sí.
En el conjunto de actividades de un proceso está implicados elementos complementarios (personal, herramientas e instalaciones) para transformar los elementos de entrada (insumos), en productos o servicios. Las salidas de un proceso pueden ser el componente de entrada de otro proceso.
Proceso lineal.
Un claro ejemplo de procesos lineal o secuencial sería la elaboración del calzado artesanal, debido a que el inicio de una actividad depende del término de la anterior.
Actividades simultaneas.
En los procesos de venta de mostrador o de departamentos, la ejecución de actividades se realiza de manera simultánea. Son subprocesos que se integran conforme a las características y elementos de análisis del proceso.
Componentes de un proceso.
Antes de mencionar los componentes se deben identificar los elementos que lo contienen:
1. Meta u objetivo.
2. A que, quien o para que está dirigido el proceso.
3. Alcance.
4. Entradas.
5. Subprocesos.
6. Descripción e interacciones entre procesos y subprocesos.
7. Salidas.
Componentes de un proceso.
| Entrada | Actos, insumos o materia prima utilizados en la producción. |
| Salida | Productos o servicios que se generan |
| Recursos | Herramientas, sistemas, personal, necesarios para el proceso |
| Actividades | Tareas y trabajos necesarios para convertir insumos en productos o servicios |
| Controles | Esquemas de supervisión y vigilancia. |
Enfoque basado en procesos.
Las organizaciones adoptan un enfoque basado en procesos para identificar las actividades que se requiere realizar, su secuencia y orden en el tiempo. Esto permite que se requiera realizar, su secuencia y orden en el tiempo. Esto permite tener una visión clara y objetiva de las actividades y su aportación de valor al producto o servicio.
La gestión de procesos no va dirigida a detectar errores sino prevenirlos mediante la forma de concebir cada proceso, a la vez que permite evaluar desviaciones para corregir tendencias incorrectas antes de que se produzca un error o defecto.
El trabajo multidisciplinario del personal conocedor por área permitiría:
· Integrar un equipo de trabajo con la capacitación necesaria.
· Determinar, analizar e identificar todas las actividades de la organización.
· Identificar los distintos procesos, clasificarlos y elaborar el mapa de los procesos.
· Determinar los factores clave para cada proceso.
· Elaborar un diagrama de flujo para cada proceso.
· Determinar indicadores de efectividad para cada proceso.
Elementos adicionales en la gestión de procesos.
Permiten:
· Dar cumplimiento a los requisitos de los clientes, entendiendo a estos últimos como elementos del proceso.
· Medir el desempeño de cada proceso y de ahí su eficacia.
· Establecer un esquema de mejora continua.
