Elementos de un proceso

La palabra proceso, del latín processus (pro, adelante, caer, caminar), significa progreso, avance, marchar, ir adelante o hacia un fin determinado. Es la “sucesión de pasos, actos o acciones realizadas de forma organizada en el tiempo, para avanzar y dirigirse hacia un punto o fin”.

El concepto puede asociarse con escenarios empresariales, educativos, institucionales, políticos, científicos y sociales, los cuales conforman un sistema planificado. Sin embargo, los procesos tambien se refieren a situaciones naturales, como el proceso evolutivo en el campo de la biología, el cual se entiende como la transformación generacional continua de las especies o tambien la formación de tornados y huracanes ajenos a los humanos.

El proceso y su contexto.

El proceso se asocia, comúnmente, a escenarios empresariales, educativos, institucionales, políticos, científicos, sociales, por conformar un sistema planificado.

Sin embargo, tambien se localiza en fenómenos naturales, como la evolución, entendida como la transformación generacional y continua de las especies, o en la formación de tornados y huracanes.

Gestión por procesos.

Es una herramienta que permite a las organizaciones se mas efectivas y entrelazar actividades, al conjunto de estas y entre sí.

En el conjunto de actividades de un proceso están implicados elementos complementarios (personal, herramientas e instalaciones) para transformar los elementos de entrada (insumos) en productos o servicios. Las salidas de un proceso pueden ser el componente de entrada de otro proceso.

Proceso lineal

El proceso de elaboración de calzado artesanal es, en este ejemplo lineal o secuencial, debido a que el inicio de una actividad depende del término de la anterior.

Paso 1. Selección del modelo y corte a realizar.

Paso 2. Selección y adquisición del material.

Paso 3. Armado de los elementos que componen el zapato (cortar, coser, pegar).

Paso 4. Terminado fino y revisión de calidad.

Paso 5. Empaquetado.

Paso 6. Salida a punto de venta.

Este tipo de proceso implica la ejecución de actividades simultaneas (subprocesos) y se integra con base en las características del elemento de análisis.

Actividades simultaneas.

En los procesos de venta de mostrador o de departamentos, la ejecución de las actividades se realiza de manera simultánea. Son subprocesos que se integran conforme a las características y elementos de análisis del proceso.

Componentes de un proceso.

Antes de mencionar los componentes de un proceso, se deben identificar los elementos que lo contienen.

1.    Meta u objetivo.

2.    A qué, quién o para qué está dirigido el proceso.

3.    Alcance.

4.    Entradas.

5.    Subprocesos.

6.    Descripción e interacciones entre procesos y subprocesos.

7.    Salidas.

Conforme a lo anterior, los componentes de un proceso se sintetizan en:

Componentes de un proceso
Entrada	Actos, insumos o materia prima utilizados en la producción
Salida	Productos o servicios que se generan
Recursos	Herramientas, sistemas, personal, necesarios en el proceso.
Actividades	Tareas y trabajos necesarios para convertir insumos en productos o servicios.
Controles	Esquemas de supervisión y vigilancia.

Enfoque basado en procesos.

Los organizadores adoptan un enfoque basado en procesos para identificar las actividades que se requieren realizar, su secuencia y orden en el tiempo. Esto permite tener una visión clara y objetiva de las actividades y su aportación de valor al producto o servicio.

La gestión de procesos no va dirigida a detectar errores sino a prevenirlos mediante la forma de concebir a cada proceso, a la vez que permite evaluar desviaciones para corregir tendencias incorrectas antes de que se produzca un error o defecto.

El trabajo multidisciplinario de personal conocedor por área o actividad permitirá:

Integrar un equipo de trabajo con la capacitación necesaria

Determinar, analizar e identificar todas las actividades de la organización

Identificar los distintos procesos, clasificarlos y elaborar el mapa de procesos

Determinar los factores clave para cada proceso

Elaborar un diagrama de flujo de cada proceso

Determinar indicadores de efectividad para cada proceso

Elementos adicionales en la gestión de procesos

Permiten:

·         Dar cumplimiento a los requisitos de los clientes entendiendo a estos últimos como elementos del proceso.

·         Medir el desempeño de cada proceso y de ahí su eficacia.

·         Establecer un esquema de mejora continua.