¿A qué se refiere el término planificación
de proyectos?
Para profundizar en él, se estudiarán algunas definiciones
por separado.
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En
el ámbito laboral se usa
indiscriminadamente el termino planificación
y planeación
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Planificación: Es
el proceso y el resultado de organizar una tarea simple o compleja. Toma en
cuenta factores internos y externos orientados a la obtención de uno o varios
objetivos.
Proyecto: proviene
del latín proiectus. Es la idea de una cosa que se piensa hacer y para la
cual se establece un modo determinado y un conjunto de medios necesarios.
Por lo tanto, la planificación
de un proyecto puede definirse como: el conjunto de las actividades que
desarrolla una persona o una entidad de forma ordenada para alcanzar un
determinado objetivo. Estas actividades
se encuentran interrelacionadas y se desarrollan de manera coordinada.
La planificación es una actividad que se remonta a la antigüedad.
Los principios de la administración de un proyecto se encuentran en la construcción
de las pirámides de Egipto y tambien en la Antigua Grecia. Se describían técnicas
de administración utilizando los conceptos de recursos, tiempo y equipo.
En nuestra época, las verdaderas técnicas de administración y
planificación de un proyecto nacieron en Estados Unidos, después de la Segunda
Guerra Mundial, con el desarrollo de armamentos se requirieron de varios
proyectos complejos y que involucraron a miles de proveedores.
En las décadas de los años 70’s y 80’s muchas organizaciones
dieron un paso más con la adopción de metodologías estandarizadas con el avance
de la tecnología, la informática y, ahora, con las tecnologías emergentes.
En la actualidad, el concepto planificación de un proyecto se identifica como una “acción” en los
ámbitos educativos, laboral, social y, prácticamente, en cualquier tipo de
industria o sector, tanto de la actividad económica como en las sociales,
culturales o de cualquier índole, incluso en la vida personal. Por ejemplo, en
la construcción de un centro comercial o de un hospital; al desarrollar una
nueva aplicación para los dispositivos móviles; poner en operación una
microempresa u optimizar el sistema de riego de la localidad. Estos ejemplos y
muchos más se pueden hacer racionalmente mediante un proyecto y, entonces, se hablará
de una planificación.
El alcance de un proyecto puede ser altamente complejo. Sin embargo,
en todos los casos se requiere de herramientas que permitan planificar y no
improvisar; asi como identificar claramente el objetivo, el alcance y la
estrategia para ejecutar alguna acción personal, educativa, laboral o social.
La planificación de un
proyecto es una de las formas que usan las personas y tambien las empresas
para generar valor, es decir, arroja beneficios tangibles e intangibles. Los tangibles
están representados por los ingresos o ahorros que se obtienen al realizar
ordenada y correctamente la planificación. Otros beneficios se pueden lograr en
términos de eficiencia, al ejecutar ordenadamente todos los procesos, y al
tener un claro objetivo por alcanzar y, con ello, evitar gastos innecesarios
por trabajo adicional o tiempo.
La planificación de un proyecto no es algo
que se hace solo al inicio del mismo; por el contrario, debe revisarse y
actualizarse conforme las actividades y los recursos avanzan. El uso de
herramientas computacionales como Excel,
Microsoft Project y otras de software libre facilitan el seguimiento o la gestión
del proyecto, lo que implica medir, registrar y comparar los aspectos de
magnitud, costos y tiempos. Esto último es denominado Proceso de las tres restricciones.
Es importante resaltar que en cualquier proyecto donde interactúes
siempre se generará un resultado, el cual tendrá un valor para una persona, una
comunidad, alguna institución educativa o gubernamental o para el sector
empresarial.
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