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Visión = Realidad
Intenciones = Resultados
Propósito = Desempeño
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El proceso se puede descomponer en cinco etapas:
1.
Análisis.
2.
Determinar el alcance u objetivo.
3.
Formular estrategias o formas de lograrlo.
4.
Diseñar planes de acción.
5.
Medir y controlar el desarrollo del proyecto.
1.
Análisis
¿Cómo es?
Lo primero que se debe
considerar es el conocimiento detallado de lo que se pretende resolver. Ello implica
revisar, analizar y documentar, mediante la descripción de las diferentes
fuerzas externas lo que podría afectar al proyecto. Esto es, fuerzas económicas,
sociales, gubernamentales, tecnológicas, de los consumidores, de la
competencia, entre otros.
2.
Determinar el alcance u objetivo.
¿Qué se quiere hacer?
La respuesta se puede encontrar a partir del análisis previamente
realizado al considerar los recursos y las limitaciones para hacer una tarea o
actividad especifica.
3.
Formular estrategias.
En este punto se formulan preguntas como: ¿Quién lo hará? ¿Cómo
se debe hacer? ¿En qué tiempo? ¿Con que recursos? ¿Cuánto costara? ¿Qué riesgos
existen?
4.
Diseñar planes de acción.
En esta etapa se
especifica cuando de realizaran las actividades y quien las llevara a cabo. Por
ejemplo, para colocar los anuncios impresos en los lugares estratégicos, deberás
definir el nombre de los responsables y la fecha en la que ejecutará esta acción.
Alguno de los elementos que suelen aparecer en los planes de
acción son:
è
Tareas: actividades
o acciones que se realizaran para implementar las estrategias.
è
Recursos:
aquellos que se van a utilizar para ejecutar las tareas, implementar las
estrategias y la forma en que se van a distribuir.
è
Responsables:
personas que realizaran las tareas e implementaran las estrategias.
è
Programa:
es el cronograma con las fechas de inicio y de termino. Indica los plazos para
efectuar las tareas e implementar las estrategias.
è
Presupuesto:
es la inversión requerida para realizar las tareas e implementar estrategias.
Los planes de acción sirven como guia para ejecutar las
estrategias, asi como instrumento de control, y tambien para que los objetivos
y todo lo diseñado sea del conocimiento de todos los miembros de la empresa o
del área para la cual se ha realizado la planeación.
5.
Medir y controlar el desarrollo del proyecto.
¿Desviaciones o en tiempo?
Por último, se debe establecer un sistema de referencia para
medir y llevar a cabo el control de las actividades y las fechas de ejecución,
incluyendo el registro de las desviaciones que llegaran a presentarse. Los elementos
de medición y seguimiento deben ser establecidos claramente en la tercera etapa.
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