Administración de proyectos

Un proyecto es una secuencia de tareas, con un principio y un fin, limitado por el tiempo, los recursos y los resultados deseados. Es decir, tiene una fecha límite, un presupuesto (personal suministros y dinero) y un producto esperado.

La administración de proyectos es la forma de planear, organizar, dirigir y controlar una serie de actividades realizadas por un grupo de personas que tienen un objetivo específico; el cual puede ser (crear, diseñar, elaborar, mejorar, analizar, entre otros) un problema o cosa (Rodriguez, 2002).

El proceso administrativo se define como el conjunto de pasos o etapas sucesivas e interrelacionadas entre sí, por medio de las cuales se efectúa la administración de proyectos. Esos pasos o etapas son cuatro:

1.       La planeación consiste en crear el futuro deseado, diciendo: que, como, cuando, donde, quien, y con qué se va a hacer.

2.       La organización combina el trabajo que los individuos o los grupos deben efectuar con los recursos necesarios para hacerlo.

3.       La dirección orienta la labor del personal hacia el logro de los objeticos de la organización, por medio de: la comunicación, la motivación y el liderazgo.

4.       El control comprueba que se están ejecutando las acciones y los programas planificados. Es decir, confirma el logro o no de los objetivos propuestos y plantea medidas de corrección y mejora.

De esta manera, se puede decir que el proceso administrativo se divide en dos fases: una mecánica o estructural, en la cual intervienen la planeación y la organización; y una operativa o dinámica, donde actúan la dirección y el control. En el siguiente esquema se visualizan las actividades que se pueden realizar en la fase mecánica del proceso administrativo.

Propósitos: son el primer esbozo de lo que se quiere conseguir. Son aspiraciones que sirven como base para emprender acciones, las cuales pueden ser permanentes o no.

Ejemplos:

è Proporcionar a los pacientes servicios médicos de la más alta calidad.

è Minimizar con principios solidos las utilidades sobre la inversión de los accionistas.

Objetivos. Representan los resultados que se esperan conseguir. Cada objetico debe cumplir con las siguientes características:

è Enunciado corto.

è Verbos en forma positiva.

è Claro.

è Medible.

è Alcanzable.

è Retador.

è Fecha límite.

Ejemplos:

·         Obtener ingresos por millones de pesos en el año siguiente.

·         Producir 1,200 unidades diarias durante el año siguiente.

·         Bajar 10 kilos en un periodo menor a diez meses.

·         Correr 5 kilómetros en menos de 30 minutos.

Estrategias. Son cursos de acción, opciones o caminos a seguir para alcanzar el objetivo. Deben ser:

è Detalladas.

è Extensas.

è Descriptivas.

è Claras.

Políticas y reglas. Son guias que buscan garantizar el cumplimiento de la estrategia al determinar la conducta del personal.

Ejemplos:

è Política. Por política de higiene, no se permite probar los trajes de baño.

è Regla. Es obligatorio el uso de equipo de seguridad para entrar a la planta.

Procedimiento. Establece la secuencia cronológica de las actividades necesarias para cumplir una estrategia. En este momento es cuando se pueden usar los diagramas de flujo con el fin de describir las actividades que se deberán realizar.

Presupuesto: cuadro que muestra la estimación de los recursos económicos necesarios para el cumplimiento del objetivo.

Ejemplo:

PRESUPUESTO DE MANO DE OBRA DIRECTA
Producto	Unidades	Tiempo	Horas	Costo x hora	Total
Punto fino	(500,000)	(0.05) =	27,500	(20) =	550,000
Punto mediano	(920,000)	(0.03) =	27,600	(20) =	552,000
Punto grande	(430,000)	(0.06) =	25,800	(20) =	516,000
			80,900		$1,618,000

Programa: Esquema que indica cuando deben realizarse las actividades establecidas en el procedimiento. El diagrama de Gantt ayuda a diseñar este tipo de programas.

En lo referente a la organización se tienen las siguientes etapas:

División del trabajo. Consiste en determinar las áreas necesarias para el cumplimiento de las actividades planeadas: los departamentos y las divisiones responsables. Se refiere a la agrupación de acciones similares en grupos. Los cuales dan estructura a la organización.

En esta etapa es conveniente emplear los organigramas para representar de forma graficas la división del trabajo.

Ejemplos de organigramas.

Coordinación. Son los mecanismos, los procesos y las acciones que se establecen para sincronizar y armonizar todos los departamentos y los recursos.

Con la coordinación se concluye la fase mecánica del proceso administrativo y, entonces, se puede empezar la parte operativa o dinámica, con la cual se empieza a ver reflejada toda la planeación y organización.