Un proyecto es una secuencia de tareas, con
un principio y un fin, limitado por el tiempo, los recursos y los resultados
deseados. Es decir, tiene una fecha límite, un presupuesto (personal
suministros y dinero) y un producto esperado.
La administración de proyectos es la forma
de planear, organizar, dirigir y controlar una serie de actividades realizadas
por un grupo de personas que tienen un objetivo específico; el cual puede ser
(crear, diseñar, elaborar, mejorar, analizar, entre otros) un problema o cosa (Rodriguez,
2002).
El proceso administrativo se define como el
conjunto de pasos o etapas sucesivas e interrelacionadas entre sí, por medio de
las cuales se efectúa la administración de proyectos. Esos pasos o etapas son
cuatro:
1.
La planeación consiste en crear el futuro deseado, diciendo: que, como, cuando, donde, quien, y con qué se va a hacer.
2.
La organización combina el trabajo que los individuos o los grupos
deben efectuar con los recursos necesarios para hacerlo.
3.
La dirección orienta la labor del personal hacia el logro de los
objeticos de la organización, por medio de: la comunicación, la motivación y el
liderazgo.
4.
El control comprueba que se están ejecutando las acciones y los
programas planificados. Es decir, confirma el logro o no de los objetivos
propuestos y plantea medidas de corrección y mejora.
De esta manera, se puede decir que el
proceso administrativo se divide en dos fases: una mecánica o estructural,
en la cual intervienen la planeación y la organización; y una operativa o dinámica, donde actúan la dirección y el control. En el siguiente
esquema se visualizan las actividades que se pueden realizar en la fase
mecánica del proceso administrativo.
Propósitos: son el primer esbozo de lo que se quiere conseguir. Son
aspiraciones que sirven como base para emprender acciones, las cuales pueden
ser permanentes o no.
Ejemplos:
è Proporcionar a los pacientes servicios médicos de la más alta
calidad.
è Minimizar con principios solidos las utilidades sobre la inversión
de los accionistas.
Objetivos.
Representan los resultados que se esperan
conseguir. Cada objetico debe cumplir con las siguientes características:
è Enunciado corto.
è Verbos en forma positiva.
è Claro.
è Medible.
è Alcanzable.
è Retador.
è Fecha límite.
Ejemplos:
·
Obtener ingresos por millones
de pesos en el año siguiente.
·
Producir 1,200 unidades diarias
durante el año siguiente.
·
Bajar 10 kilos en un periodo
menor a diez meses.
·
Correr 5 kilómetros en menos de
30 minutos.
Estrategias.
Son cursos de acción, opciones o caminos a seguir
para alcanzar el objetivo. Deben ser:
è Detalladas.
è Extensas.
è Descriptivas.
è Claras.
Políticas
y reglas. Son guias que buscan garantizar el
cumplimiento de la estrategia al determinar la conducta del personal.
Ejemplos:
è Política. Por política de higiene, no se permite probar los trajes de baño.
è Regla. Es obligatorio el uso de equipo de seguridad para entrar a la
planta.
Procedimiento. Establece la secuencia cronológica de las actividades necesarias
para cumplir una estrategia. En este momento es cuando se pueden usar los
diagramas de flujo con el fin de describir las actividades que se deberán realizar.
Presupuesto: cuadro que muestra la estimación de los recursos económicos necesarios
para el cumplimiento del objetivo.
Ejemplo:
|
PRESUPUESTO
DE MANO DE OBRA DIRECTA
|
|||||
|
Producto
|
Unidades
|
Tiempo
|
Horas
|
Costo
x hora
|
Total
|
|
Punto fino
|
(500,000)
|
(0.05) =
|
27,500
|
(20) =
|
550,000
|
|
Punto mediano
|
(920,000)
|
(0.03) =
|
27,600
|
(20) =
|
552,000
|
|
Punto grande
|
(430,000)
|
(0.06) =
|
25,800
|
(20) =
|
516,000
|
|
|
|
|
80,900
|
|
$1,618,000
|
Programa:
Esquema que indica cuando deben realizarse las
actividades establecidas en el procedimiento. El diagrama de Gantt ayuda a
diseñar este tipo de programas.
En lo referente a la organización se tienen
las siguientes etapas:
División
del trabajo. Consiste en determinar las áreas necesarias
para el cumplimiento de las actividades planeadas: los departamentos y las
divisiones responsables. Se refiere a la agrupación de acciones similares en
grupos. Los cuales dan estructura a la organización.
En esta etapa es conveniente emplear los organigramas
para representar de forma graficas la división del trabajo.
Ejemplos de organigramas.
Coordinación.
Son los mecanismos, los procesos y las acciones que
se establecen para sincronizar y armonizar todos los departamentos y los
recursos.
Con la coordinación se concluye la fase mecánica del proceso administrativo y,
entonces, se puede empezar la parte operativa
o dinámica, con la cual se empieza a ver reflejada toda la planeación y organización.
