Tratamiento de la información

La generación y el uso de la información comparten el mismo fin, hay información que tiene un trato especifico y la que se puede usar para diferentes propósitos. Por ello, el tratamiento debe tener como punto de partida un objetivo claro. La información para la toma de decisiones es crucial, debe ser clara, precisa y concisa porque a partir de ella se fincan las posibles estrategias a seguir por la organización.

Hay que tener en cuenta que la información constituye un sistema donde interactúan simultáneamente las personas, asi como hay de por medio un equipo físico de trabajo, tambien existe un conjunto de procedimientos específicos cuya utilidad consiste en recolectar y clasificar información, en una primera etapa, para pasar a otra en la que se analizan y evalúan los resultados.

Una vez que el objetivo se ha precisado, es conveniente considerar que hay tres tipos de información.

1.    Información propia. Tiene origen en la operación y en las actividades que se desarrollan en la organización. Este es el caso de la elaboración, existencia y el cuidado en el registro de la información importante.

2.    Fuentes de información. Cuya utilidad puede servir de apoyo al desempeño propio. Comúnmente a esta información se le denomina indirecta, porque ha sido elaborada con otros fines y su utilidad depende de la coincidencia de las propias necesidades con los objetivos con la que fue elaborada.

3.    Información correspondiente a estudios. Realizadas las cuales abordan los temas de interés para la organización propia.

Dado que los casos 2 y 3 son información procesada y solamente útil en la coincidencia de los objetivos propios con los que fue elaborada esa información, la atención se centrara en el caso 1.

William Sojo (2015; pág. 5), en su texto Influencia e importancia de las TIC en las organizaciones, señala la existencia de algo que se llama infoestructura, la cual se refiere a:

“…las tecnologías de las telecomunicaciones, el tratamiento de los datos que incluyen la captura, almacenamiento, transformación, recuperación y difusión de la información, asi como la digitalización y la conmutación; todo esto conformado y apoyado por herramientas de computación conocidas como hardware, que junto a los elementos de software, programas de aplicaciones y sistemas operativos, asi como la generación y registro de contenidos en las distintas áreas de la sociedad, se constituyen en herramientas fundamentales para apoyar la gestión de las organizaciones”.

El empleo de las tecnologías emergentes (TE) requiere no solo de un espacio o de una rutina, sino de formas de operación y de trabajo adecuados para su registro y uso en las organizaciones. Por ello, este autor tambien relaciona el empleo de la TE con lo que llama infocultura. Es decir, son el conjunto de valores culturales y la filosofía de la gestión que sustenta la toma de decisiones como estrategias del desempeño de la organización.

La información, por lo tanto, puede ser tratado en tres formas asociadas con igual número de usos dentro de la organización.

1.    Registro de la operación de los procesos de producción de la organización. En este caso el registro puede ser empleado para el monitoreo de las actividades del proceso productivo, de manera que se convierta en elementos de evaluación del desempeño cotidiano del conjunto o de las partes de la organización.

La ofimática ofrece diferentes softwares para llevar puntualmente dichos registros y convertirlos en indicadores del desempeño, como Excel. En el mercado hay una variedad más grande, incluso para convertir esos indicadores en elementos analíticos, como serían las paqueterías SPSS o EViews, especializados en econometría.

2.    La elaboración de textos ha alcanzado en la actualidad una gama muy amplia de posibilidad, al grado de que ha modificado la cultura de la comunicación por este medio. Si bien tambien la ofimática y otros paquetes ofrecen procesadores de texto, en los hechos, los teléfonos celulares, la Internet, las redes sociales, los blogs y otros más han incidido tanto al interior de las organizaciones como en sus relaciones con proveedores y clientes.

3.    Finalmente, la toma de decisiones se base en la información recabada, procesada y puesta en forma adecuada al alcance de las personas que eligen. Al igual que en los casos anteriores, donde la ofimática ofrece una versión como la de PowerPoint, tambien el mercado tiene una gama inmensa de posibilidades para el caso.

Sin embargo, el punto crucial es que la información se presente de manera sencilla y no deje lugar a dudas, para que el o los tomadores de decisiones tengan los elementos suficientes para seleccionar la alternativa adecuada para resolver un problema, aprovechar una oportunidad o llevar a cabo una acción de mejora en la organización.