La generación y el uso de la información comparten el mismo fin, hay información que tiene un trato especifico y la que se puede usar para diferentes propósitos. Por ello, el tratamiento debe tener como punto de partida un objetivo claro. La información para la toma de decisiones es crucial, debe ser clara, precisa y concisa porque a partir de ella se fincan las posibles estrategias a seguir por la organización.
Hay que tener en cuenta que la información constituye un
sistema donde interactúan simultáneamente las personas, asi como hay de por
medio un equipo físico de trabajo, tambien existe un conjunto de procedimientos
específicos cuya utilidad consiste en recolectar y clasificar información, en
una primera etapa, para pasar a otra en la que se analizan y evalúan los
resultados.
Una vez que el objetivo se ha precisado, es conveniente
considerar que hay tres tipos de información.
1.
Información
propia. Tiene origen en la operación y en las actividades que se
desarrollan en la organización. Este es el caso de la elaboración, existencia y
el cuidado en el registro de la información importante.
2.
Fuentes de
información. Cuya utilidad puede servir de apoyo al desempeño propio. Comúnmente
a esta información se le denomina indirecta, porque ha sido elaborada con otros
fines y su utilidad depende de la coincidencia de las propias necesidades con
los objetivos con la que fue elaborada.
3.
Información
correspondiente a estudios. Realizadas las cuales abordan los temas de interés
para la organización propia.
Dado que los casos 2 y 3 son información procesada y
solamente útil en la coincidencia de los objetivos propios con los que fue
elaborada esa información, la atención se centrara en el caso 1.
William Sojo (2015; pág. 5), en su texto Influencia e importancia de las TIC en las
organizaciones, señala la existencia de algo que se llama infoestructura, la cual se refiere a:
“…las tecnologías de las telecomunicaciones, el tratamiento
de los datos que incluyen la captura, almacenamiento, transformación, recuperación
y difusión de la información, asi como la digitalización y la conmutación; todo
esto conformado y apoyado por herramientas de computación conocidas como hardware,
que junto a los elementos de software, programas de aplicaciones y sistemas
operativos, asi como la generación y registro de contenidos en las distintas áreas
de la sociedad, se constituyen en herramientas fundamentales para apoyar la gestión
de las organizaciones”.
El empleo de las tecnologías emergentes (TE) requiere no
solo de un espacio o de una rutina, sino de formas de operación y de trabajo
adecuados para su registro y uso en las organizaciones. Por ello, este autor
tambien relaciona el empleo de la TE con lo que llama infocultura. Es decir, son el conjunto de valores culturales y la filosofía
de la gestión que sustenta la toma de decisiones como estrategias del desempeño
de la organización.
La información, por lo tanto, puede ser tratado en tres formas
asociadas con igual número de usos dentro de la organización.
1.
Registro de la operación de los procesos de producción
de la organización. En este caso el registro puede ser empleado para el
monitoreo de las actividades del proceso productivo, de manera que se convierta
en elementos de evaluación del desempeño cotidiano del conjunto o de las partes
de la organización.
La ofimática ofrece diferentes softwares para llevar
puntualmente dichos registros y convertirlos en indicadores del desempeño, como
Excel. En el mercado hay una variedad más grande, incluso para convertir esos
indicadores en elementos analíticos, como serían las paqueterías SPSS o EViews,
especializados en econometría.
2.
La elaboración de textos ha alcanzado en la actualidad
una gama muy amplia de posibilidad, al grado de que ha modificado la cultura de
la comunicación por este medio. Si bien tambien la ofimática y otros paquetes ofrecen
procesadores de texto, en los hechos, los teléfonos celulares, la Internet, las
redes sociales, los blogs y otros más han incidido tanto al interior de las
organizaciones como en sus relaciones con proveedores y clientes.
3.
Finalmente, la toma de decisiones se base en la información
recabada, procesada y puesta en forma adecuada al alcance de las personas que
eligen. Al igual que en los casos anteriores, donde la ofimática ofrece una versión
como la de PowerPoint, tambien el mercado tiene una gama inmensa de
posibilidades para el caso.
Sin embargo, el punto crucial es que la información se
presente de manera sencilla y no deje lugar a dudas, para que el o los
tomadores de decisiones tengan los elementos suficientes para seleccionar la
alternativa adecuada para resolver un problema, aprovechar una oportunidad o
llevar a cabo una acción de mejora en la organización.
