Al hablar del proceso de planificación de un proyecto en el
ámbito laboral, hay que identificar con cual se va interactuar.
Planificación estratégica.
La planificación estratégica aborda el entorno de la empresa
y su situación interna. Es aquella que permite formular estrategias
organizacionales. Su diseño tiene impacto en todas las áreas de la organización
y en una gran variedad de actividades.
Otras características de la planificación estratégica son:
è
Enfoque global de la organización a cargo de la Dirección
general.
è
Está proyectada a mediano y largo plazo.
è
Es la base para la planificación de la empresa.
Planificación táctica.
La planificación táctica se da a nivel funcional o
departamental. Analiza la situación de una determinada área o departamento. Está
dirigida a formular estrategias funcionales y diseña planes de acción con un
alcance menor pero más detallados que los estratégicos.
Otras características de la planificación táctica son:
è
Responsables: gerentes o jefes de área.
è
Es proyectada a corto plazo.
è
Se rige bajo la planificación estratégica.
Planificación operacional.
La planificación operacional se lleva a cabo a nivel de la
operación. Su punto de partida consiste en el análisis de la situación de los
elementos necesarios para realizar una tarea o actividad especifica. A partir
de ahí, se establecen los objetivos operacionales, se formulan estrategias
simples o cursos de acción y se diseñan planes o programas con un alcance
menor, pero más detallados que los tácticos.
Otras características son:
è
Únicamente considera una tarea o actividad
especifica.
è
Es preparada por los jefes o los responsables
del equipo de trabajo.
è
Es
inmediata o a corto plazo.
è
Se rige por la planificación táctica.
Conforme al tipo de planificación, los objetivos pueden ser:
è
Estratégicos.
Son generales y de largo plazo, definen el rumbo. Algunos ejemplos de objetivos
estratégicos son: “Ser la empresa líder del mercado”, “Lograr una mayor
participación en el mercado”, “Ser una marca reconocida en el mercado”, entre
otros.
è
Tácticos.
Se dan al nivel de áreas o departamento. Algunos ejemplos de objetivos tácticos
son: “Incrementar las ventas en un 20%”, “Aumentar la eficiencia de la
producción en un 10%”, “reducir el nivel de ausentismo de los trabajadores en
un 15%”.
è
Operacionales.
Son objetivos específicos y de corto plazo los que se formulan a nivel de
operación. Comprenden las tareas o actividades de cada área. Algunos ejemplos: “Reducir
el tiempo de entrega de los productos”, “Reducir el número de retrabajos por
errores en la calidad”, “Aumentar el número de medios de difusión”.
Después de establecer los objetivos, la siguiente etapa del
proceso de la planificación es formular las estrategias que permitan alcanzar
los objetivos propuestos de la mejor manera posible y que tomen en cuenta el
análisis inicial.
Se tienen algunos casos conforme a la siguiente
clasificación y según su jerarquía.
è
Estrategias
organizacionales. Son aquellas que afectan a la empresa en su totalidad.
Por ejemplo: “Adquirir insumos de alguno de los proveedores de la empresa”,
“Incursionar en un nuevo mercado geográfico”, “Formar una sociedad con otra
empresa”.
è
Estrategias
funcionales. Son las que afectan a una determinada área funcional de la
empresa y buscan alcanzar objetivos tácticos. Algunos ejemplos son: “Dotar al
producto de nuevas características”, “Utilizar un nuevo programa de
capacitación”, “Acceder a una nueva fuente de financiamiento”, entre otros.
Ejemplo:
Caso de estudio: microempresa local dedicada a la fabricación
de dulces tradicionales a base de amaranto.
Entorno: clientes,
empleados, proveedores y sociedad.
Objetivo de la
empresa: hacer crecer el gusto del dulce tradicional de amaranto.
El propietario contrato la asesoría de un experto en
planeación estratégica para que lo ayude en el crecimiento de su empresa por
medio de un estudio y para que los apoye en la ejecución de las siguientes
etapas:
a)
Análisis de la organización.
b)
Propuesta de objetivos corporativos.
c)
Estrategias de implementación.
d)
Programa de trabajo.
e)
Esquema de control del proyecto de mejora de la
empresa.
a)
Análisis de la organización.
el asesor inicia con el estudio de la primera etapa. Entrega
unos cuestionarios aplicados a los responsables de la organización y al
personal de la empresa; realiza actividades de consulta con clientes del
producto y las condiciones de la competencia.
A continuación, se presenta el ejemplo de un listado de preguntas
útiles en el levantamiento de datos para el análisis:
Competencia
è
¿Qué les funciona?
è
¿Por qué están creciendo?
è
¿Qué no las ha funcionado?
è
¿Qué es lo que hacen mejor que tú?
è
¿Qué es lo que más les atrae a los clientes de
ello?
è
¿Qué tipo de tecnología usan?
Mercado
è
¿Qué es lo que está comprando el mercado?
è
¿Cuánto es lo que compra el mercado de un producto
similar al tuyo?
è
¿el mercado crece o decrece?
Empresa
è
¿Los datos en los que se basan son confiables? ¿En
qué grado?
è
¿Qué mediciones se tienen de la compañía?
è
¿Cuánto personal ha dejado la empresa?
è
¿Qué vulnerabilidades tiene la empresa?
è
¿Cómo son los gastos?
è
¿Qué ingresos tengo?
è
¿Cómo es mi fuerza de venta?
è
¿Los proveedores son adecuados?
è
¿Se mide el desempeño de los procesos?
è
¿Tengo instalaciones adecuadas?
è
¿El personal sigue los procedimientos?
è
¿Cuánto desperdicio tengo?
è
¿Cómo es mi control de calidad?
è
¿Me apoyo con tecnología en mis procesos?
Clientes
è
¿Se tienen quejas de los clientes, de que tipo?
è
¿Por qué un cliente seleccionaría mi producto?
è
¿Por qué un cliente seleccionaría un producto distinto
al mío?
è
¿Tengo problemas de precio?
è
¿Cómo es mi tiempo de respuesta en los pedidos?
Con la información recopilada el asesor presenta un reporte
detallado y un diagnóstico, el cual se resume en lo siguiente:
·
La empresa cuenta con instalaciones propias en
un terreno de su propiedad. Usa tecnología adecuada, con la que produce tres
productos de amaranto en dos presentaciones. La capacidad utilizada de la
planta es de 35%.
·
Es una microempresa que emplea mano de obra calificada
de la localidad.
·
El mercado atendido está limitado a ocho
poblaciones. Se ubicaron 25 puntos de venta, ninguno de cadena comercial. La distribución
del producto es con transporte propio, los cumplimientos de tiempo de entrega
son del 70%, en promedio. El año anterior se perdieron ocho puntos de venta por
cambios de los competidores.
·
Se encuesto a clientes, quienes consideran
comparativamente el producto en una calidad de 90%, aunque con limitadas
opciones en sabores y en presentación. El precio lo ubicaron razonable.
·
Se ubicaron tres competidores, uno con cobertura
nacional y dos con mayor variedad en los productos.
·
No cuenta con sistemas informáticos en ningún área
de la empresa, a excepción de Word y Excel.
·
La empresa muestra resultados financieros saludables
con utilidades en los pasados dos años.
Conclusión.
Se identificaron tres problemas principales:
è
Gama de productos, cobertura y distribución.
b)
Propuesta de objetivos corporativos.
El análisis es presentado por el asesor al propietario,
quien reúne a los responsables de las distintas áreas de la empresa y
conjuntamente discuten el reporte y su conclusión. Después de varias reuniones,
llegaron al acuerdo de fijar los objetivos de la empresa para el siguiente año.
Objetivos estratégicos y misión de la empresa.
Ampliar la gama de productos y presentaciones, asi como
diversificar y extender la participación en el comercio regional en los
primeros dos años, manteniendo los índices de calidad para posicionarse como el
segundo proveedor de preferencia en el mercado.
Objetivos tácticos o metas:
è
Producto:
pasar de 3 a 6 variedades en el primer año y a 10 en el segundo.
è
Presentación:
tamaños individuales de 30, 60 y 100 gramos, en cajas de 12 y 24 piezas de 30
gramos.
è
Cobertura:
en el primer año, poblaciones mayores a 10 mil habitantes en el estado; en el
segundo año, iniciar la competencia en tres estados adicionales.
è
Distribución:
ampliar la capacidad de distribución y negociar con, al menos, dos transportistas
el traslado de productos.
è
Ventas:
mercado potencial que permita crecer los ingresos actuales hasta en un 60%,
estimando un crecimiento del 40% para el primer año.
Objetivos operacionales.
è
Gerencia de
producción. Plan de reorganización de turnos de trabajo. Plan de
mantenimiento de la planta.
è
Gerencia comercial.
Plan de ventas y publicidad. Plan de expansión de cobertura.
è
Gerencia de
Recursos Humanos. Plan de contratación de personal. Plan de capacitación.
è
Gerencia de
producto. Plan para la creación de área. Plan para el diseño de los nuevos
productos, los envases y las especificaciones de insumos.
è
Gerencia financiera.
Plan de gastos e inversión.
c)
Estrategias de implementación.
El asesor realiza reuniones con los directivos y concluyen
con tres posibles escenarios para la empresa.
·
Escenario
I. Mantener el estado actual.
Implica mantener la posición existente, con un alto riesgo
de pérdida del mercado, por las características de los productos de la
competencia, y probablemente en tres años se podría entrar en crisis, con una reducción
en las ventas y un impacto en la pérdida de empleos y permanencia en el
mercado.
·
Escenario
II. Ampliar la capacidad utilizada de la planta de producción.
Opción de baja inversión y aprovechamiento de la maquinaria
existente. Sin embargo, se debe realizar un análisis detallado sobre las condiciones
operativas de la planta de producción y de las condiciones de mantenimiento de
la misma.
·
Escenario
III. Construir una segunda planta.
Una planta de tecnología mejorada daría mayor flexibilidad
en la operación de la empresa, manteniendo en operación la actual a niveles
razonables. El impacto de este escenario es el monto de inversión necesario y
lo que implica de localización de terrenos para su construcción.
Conforme a lo anterior, se decide la siguiente estrategia de
implementación: se procederá con el Escenario II. En el último cuarto de año,
se revisará el desarrollo del programa para evaluar la factibilidad de pasar al
Escenario III.
Con esta base, se asignan responsables por cada meta y plan,
quienes deberán entregar los estimados de tiempo, costos, recursos necesarios, análisis
de riesgos, procesos a modificar y sistemas informáticos necesarios.
d)
Programa de trabajo
Como se vio previamente, se asignaron responsabilidades para
planes de trabajo, por lo que, en esta etapa, cada responsable deberá preparar
un programa detallado de ejecución.
A continuación, se
muestra un posible plan para el lanzamiento de producto, el cual se puede preparar
bajo la técnica de diagrama de Gantt.
e)
Esquema de control de proyecto de mejora de la
empresa.
La última recomendación del asesor es la siguiente:
è
Reuniones para dar seguimiento al programa:
o
Por área, diaria.
o
General de proyecto, semanales.
o
De retroalimentación y revisión de objetivos,
trimestral.
è
Parámetros de control: reporte del avance semanal
por área.
è
Reporte de retrasos y cambios: semanal.
De lo aprendido, ¿Qué retos e interese podrías tener para
desarrollar en tu comunidad o en lo personal? Recuerda que toda intención debe
ir acompañada por una metodología de análisis estructurado, la cual te permitirá
tener una mayor probabilidad de éxito en lo que emprendas.
