Tipos de planificación

Al hablar del proceso de planificación de un proyecto en el ámbito laboral, hay que identificar con cual se va interactuar.

Planificación estratégica.

La planificación estratégica aborda el entorno de la empresa y su situación interna. Es aquella que permite formular estrategias organizacionales. Su diseño tiene impacto en todas las áreas de la organización y en una gran variedad de actividades.

Otras características de la planificación estratégica son:

è Enfoque global de la organización a cargo de la Dirección general.

è Está proyectada a mediano y largo plazo.

è Es la base para la planificación de la empresa.

Planificación táctica.

La planificación táctica se da a nivel funcional o departamental. Analiza la situación de una determinada área o departamento. Está dirigida a formular estrategias funcionales y diseña planes de acción con un alcance menor pero más detallados que los estratégicos.

Otras características de la planificación táctica son:

è Responsables: gerentes o jefes de área.

è Es proyectada a corto plazo.

è Se rige bajo la planificación estratégica.

Planificación operacional.

La planificación operacional se lleva a cabo a nivel de la operación. Su punto de partida consiste en el análisis de la situación de los elementos necesarios para realizar una tarea o actividad especifica. A partir de ahí, se establecen los objetivos operacionales, se formulan estrategias simples o cursos de acción y se diseñan planes o programas con un alcance menor, pero más detallados que los tácticos.

Otras características son:

è Únicamente considera una tarea o actividad especifica.

è Es preparada por los jefes o los responsables del equipo de trabajo.

è  Es inmediata o a corto plazo.

è Se rige por la planificación táctica.

Conforme al tipo de planificación, los objetivos pueden ser:

è Estratégicos. Son generales y de largo plazo, definen el rumbo. Algunos ejemplos de objetivos estratégicos son: “Ser la empresa líder del mercado”, “Lograr una mayor participación en el mercado”, “Ser una marca reconocida en el mercado”, entre otros.

è Tácticos. Se dan al nivel de áreas o departamento. Algunos ejemplos de objetivos tácticos son: “Incrementar las ventas en un 20%”, “Aumentar la eficiencia de la producción en un 10%”, “reducir el nivel de ausentismo de los trabajadores en un 15%”.

è Operacionales. Son objetivos específicos y de corto plazo los que se formulan a nivel de operación. Comprenden las tareas o actividades de cada área. Algunos ejemplos: “Reducir el tiempo de entrega de los productos”, “Reducir el número de retrabajos por errores en la calidad”, “Aumentar el número de medios de difusión”.

Después de establecer los objetivos, la siguiente etapa del proceso de la planificación es formular las estrategias que permitan alcanzar los objetivos propuestos de la mejor manera posible y que tomen en cuenta el análisis inicial.

Se tienen algunos casos conforme a la siguiente clasificación y según su jerarquía.

è Estrategias organizacionales. Son aquellas que afectan a la empresa en su totalidad. Por ejemplo: “Adquirir insumos de alguno de los proveedores de la empresa”, “Incursionar en un nuevo mercado geográfico”, “Formar una sociedad con otra empresa”.

è Estrategias funcionales. Son las que afectan a una determinada área funcional de la empresa y buscan alcanzar objetivos tácticos. Algunos ejemplos son: “Dotar al producto de nuevas características”, “Utilizar un nuevo programa de capacitación”, “Acceder a una nueva fuente de financiamiento”, entre otros.

Ejemplo:

Caso de estudio:  microempresa local dedicada a la fabricación de dulces tradicionales a base de amaranto.

Entorno: clientes, empleados, proveedores y sociedad.

Objetivo de la empresa: hacer crecer el gusto del dulce tradicional de amaranto.

El propietario contrato la asesoría de un experto en planeación estratégica para que lo ayude en el crecimiento de su empresa por medio de un estudio y para que los apoye en la ejecución de las siguientes etapas:

a)       Análisis de la organización.

b)      Propuesta de objetivos corporativos.

c)       Estrategias de implementación.

d)      Programa de trabajo.

e)      Esquema de control del proyecto de mejora de la empresa.

a)      Análisis de la organización.

el asesor inicia con el estudio de la primera etapa. Entrega unos cuestionarios aplicados a los responsables de la organización y al personal de la empresa; realiza actividades de consulta con clientes del producto y las condiciones de la competencia.

A continuación, se presenta el ejemplo de un listado de preguntas útiles en el levantamiento de datos para el análisis:

Competencia

è ¿Qué les funciona?

è ¿Por qué están creciendo?

è ¿Qué no las ha funcionado?

è ¿Qué es lo que hacen mejor que tú?

è ¿Qué es lo que más les atrae a los clientes de ello?

è ¿Qué tipo de tecnología usan?

Mercado

è ¿Qué es lo que está comprando el mercado?

è ¿Cuánto es lo que compra el mercado de un producto similar al tuyo?

è ¿el mercado crece o decrece?

Empresa

è ¿Los datos en los que se basan son confiables? ¿En qué grado?

è ¿Qué mediciones se tienen de la compañía?

è ¿Cuánto personal ha dejado la empresa?

è ¿Qué vulnerabilidades tiene la empresa?

è ¿Cómo son los gastos?

è ¿Qué ingresos tengo?

è ¿Cómo es mi fuerza de venta?

è ¿Los proveedores son adecuados?

è ¿Se mide el desempeño de los procesos?

è ¿Tengo instalaciones adecuadas?

è ¿El personal sigue los procedimientos?

è ¿Cuánto desperdicio tengo?

è ¿Cómo es mi control de calidad?

è ¿Me apoyo con tecnología en mis procesos?

Clientes

è ¿Se tienen quejas de los clientes, de que tipo?

è ¿Por qué un cliente seleccionaría mi producto?

è ¿Por qué un cliente seleccionaría un producto distinto al mío?

è ¿Tengo problemas de precio?

è ¿Cómo es mi tiempo de respuesta en los pedidos?

Con la información recopilada el asesor presenta un reporte detallado y un diagnóstico, el cual se resume en lo siguiente:

·         La empresa cuenta con instalaciones propias en un terreno de su propiedad. Usa tecnología adecuada, con la que produce tres productos de amaranto en dos presentaciones. La capacidad utilizada de la planta es de 35%.

·         Es una microempresa que emplea mano de obra calificada de la localidad.

·         El mercado atendido está limitado a ocho poblaciones. Se ubicaron 25 puntos de venta, ninguno de cadena comercial. La distribución del producto es con transporte propio, los cumplimientos de tiempo de entrega son del 70%, en promedio. El año anterior se perdieron ocho puntos de venta por cambios de los competidores.

·         Se encuesto a clientes, quienes consideran comparativamente el producto en una calidad de 90%, aunque con limitadas opciones en sabores y en presentación. El precio lo ubicaron razonable.

·         Se ubicaron tres competidores, uno con cobertura nacional y dos con mayor variedad en los productos.

·         No cuenta con sistemas informáticos en ningún área de la empresa, a excepción de Word y Excel.

·         La empresa muestra resultados financieros saludables con utilidades en los pasados dos años.

Conclusión.

Se identificaron tres problemas principales:

è Gama de productos, cobertura y distribución.

b)     Propuesta de objetivos corporativos.

El análisis es presentado por el asesor al propietario, quien reúne a los responsables de las distintas áreas de la empresa y conjuntamente discuten el reporte y su conclusión. Después de varias reuniones, llegaron al acuerdo de fijar los objetivos de la empresa para el siguiente año.

Objetivos estratégicos y misión de la empresa.

Ampliar la gama de productos y presentaciones, asi como diversificar y extender la participación en el comercio regional en los primeros dos años, manteniendo los índices de calidad para posicionarse como el segundo proveedor de preferencia en el mercado.

Objetivos tácticos o metas:

è Producto: pasar de 3 a 6 variedades en el primer año y a 10 en el segundo.

è Presentación: tamaños individuales de 30, 60 y 100 gramos, en cajas de 12 y 24 piezas de 30 gramos.

è Cobertura: en el primer año, poblaciones mayores a 10 mil habitantes en el estado; en el segundo año, iniciar la competencia en tres estados adicionales.

è Distribución: ampliar la capacidad de distribución y negociar con, al menos, dos transportistas el traslado de productos.

è Ventas: mercado potencial que permita crecer los ingresos actuales hasta en un 60%, estimando un crecimiento del 40% para el primer año.

Objetivos operacionales.

è Gerencia de producción. Plan de reorganización de turnos de trabajo. Plan de mantenimiento de la planta.

è Gerencia comercial. Plan de ventas y publicidad. Plan de expansión de cobertura.

è Gerencia de Recursos Humanos. Plan de contratación de personal. Plan de capacitación.

è Gerencia de producto. Plan para la creación de área. Plan para el diseño de los nuevos productos, los envases y las especificaciones de insumos.

è Gerencia financiera. Plan de gastos e inversión.

c)      Estrategias de implementación.

El asesor realiza reuniones con los directivos y concluyen con tres posibles escenarios para la empresa.

·         Escenario I. Mantener el estado actual.

Implica mantener la posición existente, con un alto riesgo de pérdida del mercado, por las características de los productos de la competencia, y probablemente en tres años se podría entrar en crisis, con una reducción en las ventas y un impacto en la pérdida de empleos y permanencia en el mercado.

·         Escenario II. Ampliar la capacidad utilizada de la planta de producción.

Opción de baja inversión y aprovechamiento de la maquinaria existente. Sin embargo, se debe realizar un análisis detallado sobre las condiciones operativas de la planta de producción y de las condiciones de mantenimiento de la misma.

·         Escenario III. Construir una segunda planta.

Una planta de tecnología mejorada daría mayor flexibilidad en la operación de la empresa, manteniendo en operación la actual a niveles razonables. El impacto de este escenario es el monto de inversión necesario y lo que implica de localización de terrenos para su construcción.

Conforme a lo anterior, se decide la siguiente estrategia de implementación: se procederá con el Escenario II. En el último cuarto de año, se revisará el desarrollo del programa para evaluar la factibilidad de pasar al Escenario III.

Con esta base, se asignan responsables por cada meta y plan, quienes deberán entregar los estimados de tiempo, costos, recursos necesarios, análisis de riesgos, procesos a modificar y sistemas informáticos necesarios.

d)     Programa de trabajo

Como se vio previamente, se asignaron responsabilidades para planes de trabajo, por lo que, en esta etapa, cada responsable deberá preparar un programa detallado de ejecución.

 A continuación, se muestra un posible plan para el lanzamiento de producto, el cual se puede preparar bajo la técnica de diagrama de Gantt.

e)     Esquema de control de proyecto de mejora de la empresa.

La última recomendación del asesor es la siguiente:

è Reuniones para dar seguimiento al programa:

o   Por área, diaria.

o   General de proyecto, semanales.

o   De retroalimentación y revisión de objetivos, trimestral.

è Parámetros de control: reporte del avance semanal por área.

è Reporte de retrasos y cambios: semanal.

De lo aprendido, ¿Qué retos e interese podrías tener para desarrollar en tu comunidad o en lo personal? Recuerda que toda intención debe ir acompañada por una metodología de análisis estructurado, la cual te permitirá tener una mayor probabilidad de éxito en lo que emprendas.