El termino ofimática se
compone de dos palabras: oficina e informática. El concepto hace referencia a
la automatización de las comunicaciones y de los procesos que se realizan en
una oficina, aunque actualmente la utilizan estudiantes, escritores,
comerciantes y un sinnúmero de personas para realizar sus actividades.
La ofimática es posible gracias a una combinación entre el hardware y el software, la cual permite crear, manipular, almacenar y transmitir
digitalmente la información que se necesita para realizar las tareas cotidianas
y alcanzar sus objetivos. Por ejemplo, permite llevar en hojas de cálculo los
balances de una empresa en un archivo digital, mismo que puede ser conservado
en una computadora o en la nube, impreso o enviado por medio de internet.
La estructura ofimática se conforma de computadoras y periféricos
(como impresoras y escáneres) los cuales están conectados a una red local y
ademas tienen conexión a la internet. Los teléfonos fijos, celulares y tabletas
tambien forman parte de la ofimática.
El objetivo de la ofimática es la automatización y optimización
de las tareas de una oficina. Muchas actividades que antes se realizaban de forma
manual, como la redacción de comunicados, ahora son facilitadas por la tecnología.
La ofimática permite ahorrar tiempo y, por lo tanto, aumentar la rentabilidad.
Se conoce como suite ofimática
a la recopilación de programas informáticos que son de uso habitual. Hoy en
días las oficinas requieren un mayore grado de comunicación, la ofimática ya no
se limita solo a capturar documentos manuscritos tambien incluye las siguientes
actividades:
a)
Intercambio de información.
b)
Gestión de documentos administrativos.
c)
Administración de presentaciones o diapositivas.
d)
Captura y tratamiento de datos numéricos.
e)
Planificación de reuniones y administración de
cronogramas de trabajo.
f)
Herramientas del paquete para oficina.
El término “paquete para oficina” hacer referencia al software que permite realizar las tareas
de una oficina. Este paquete incluye programas de procesamiento de textos, hoja
de cálculo, herramienta de presentación, base de datos y programador.
· Word es
un procesador de textos. Se utiliza para redactar y dar formato a cualquier
documento, también permite elaborar otros recursos como páginas web.
· Excel es
la hoja de cálculo. Permite crear archivos como facturas, llevar el control de
un estado de cuenta, elaborar estadísticas y demás.
·
Access es
una base de datos. Posibilita el control de un inventario, llevar un registro
de libros y otras acciones similares.
· Power Point
es el programa adecuado para desarrollar presentaciones, es ideal para
acompañar los discursos. En él se pueden insertar imágenes, sonidos y videos.
· Outlook sirve
para administrar el correo electrónico. Ayuda a llevar control de una agenda
con calendario y también con recordatorios.
A continuación, se enlistan los principales paquetes:
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AppleWorks
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El AppleWorks
fue uno de los primeros integrados a las suites de oficina para computadoras
personales, con un procesador de textos y hoja de cálculo.
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Corel WordPerfect
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Es una aplicación de procesamiento de textos
desarrollada inicialmente por la empresa WordPerfect Corporation. En la
actualidad pertenece a la compañía de software Corel Corporation.
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IBM/Lotus Symphony
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Suite libre desarrollada por Lotus Software y
disponible para sistemas operativos. Originalmente salió en 1985 como una aplicación
integrada para DOS.
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Microsoft Office
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Es una suite que abarca el mercado completo en
internet e interrelaciona aplicaciones de escritorios, servidores y servicios
para los sistemas operativos Microsoft Windows y Mac OS. La última versión de
la suite ofimática es el Microsoft Office 2016
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Sun
Star Office
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Conocida brevemente como Oracle Open Office antes del
cese de su desarrollado, fue una suita ofimática desarrollada originalmente
por la empresa alemana Star Division,
la cual fue adquirida por Sun
Microsystems en agosto de 1999.
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OpenOffice
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Es una suite libre, de código abierto y de distribución
gratuita que incluye herramientas como procesador de textos, hoja de cálculo,
presentaciones, herramientas para el dibujo vectorial y base de datos.
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