Historia, cambios y evolución de la administración

Introducción.

A lo largo de la historia de la humanidad el hombre en su relación de convivencia con sus semejantes y su requerimiento de satisfacer las necesidades de vestido, alimento, vivienda, seguridad, entre otras, ha buscado maneras de organizarse en grupos, es decir en sociedades o pueblos donde cada uno de los integrantes cumplía con tareas específicas de acuerdo a sus talentos; unos se dedicaban a la agricultura, otros a la caza, comercio, ser escribas, sacerdotes, por mencionar algunos ejemplos.

En si la administración es muy antigua, y está relacionada con el hombre desde que este uso el razonamiento; ya que se buscó la manera de delimitar tareas, tener un líder, tomar decisiones, planear y llevar a cabo acciones encaminadas a lograr un objetivo tanto social como individual. Mas el reconocimiento como ciencia de la Administración se viene a dar mucho tiempo después, aunque siempre a lo largo de la evolución histórica del hombre; desde las culturas primitivas hasta nuestros días observamos que día a día existe la necesidad de planificar, organizar, dirigir y controlas que siempre han estado, pero que han sido enfocadas de maneras distintas a lo largo del tiempo, ya que cada pueblo o sociedad fue aplicándolas según las necesidades y contextos que se presentaban en esos momentos razón por la que han ido evolucionado las formas de administrar y hoy  hay herramientas de desarrollo, innovación, gestión, creatividad, competencias, procesos, estrategias las cuales han sido implementadas para mejorar la administración y optimizar los tiempos y recursos para obtener el mejor beneficio de ellos y alcanzar los objetivos.

Definición de la administración.

Al escuchar la palabra administración, nos vienen a la mente, diversas ideas acerca de lo que es, sin embargo, es definida por algunos como una ciencia social, carrera, técnica, disciplina y arte que existe en un sistema, más la palabra proviene del latín ad, hacia, dirección, tendencia, ministes, que nos habla de darle el uso óptimo a los recursos existentes en base a la planeación, organización, dirección y control.

Algunas definiciones:

1.       Es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar (H. Fayol, 1916)

2.       Es la coordinación de las actividades de trabajo de modo que se realicen de manera eficiente y eficaz con otras personas y a través de ellas (Robbins y Coulter, 2005)

3.       Proceso de diseñar y mantener un entorno, en el que, trabajando en grupos, los individuos cumplan eficientemente objetivos específicos (Hitt, Black y Porter, 2006)

4.       Para Chiavenato es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos para lograr los objetivos organizacionales (Chiavenato, 2004).

Es decir, es una integración de las actividades encaminadas al logro de objetivos que auxiliados en un proceso (proceso administrativo) permea en la manera de trabajar en las organizaciones.

Evolución de la administración.

La administración, ha estado innata en la historia de la humanidad desde tiempos prehistóricos, aunque no se le daba el reconocimiento sobre lo que era, que aplicaban el trabajo en equipo, coordinación y la división de tareas asignando quienes cazaban, recolectaban alimentos, racionalizaban los recursos y cuidaban el fuego.

Al volverse sedentario el hombre y surgir las culturas se establecieron sistemas de mandato donde había jerarquías, es decir divisiones de poder, económicas y sociales; donde hasta arriba se encontraban los gobernantes, seguidos de sacerdotes, escribas, el pueblo y los esclavos donde buscaban que cada quien cumpliera sus funciones para garantizar la prosperidad de los pueblos y al mismo tiempo estableció pautas de comportamiento; es decir reglas (ejemplo es el código de Hammurabi de la civilización babilónica). Asimismo, es de notar que tenían maneras de llevar a cabo sus procedimientos de manera sistemática y bien definidos para lograr lo que buscaban, es acá donde las ideas de Aristóteles y Confucio contribuyeron a permear el orden de las cosas siendo pioneros de la administración en ese entonces.

Al caer el imperio Romano de occidente y dar paso a la edad media que se caracterizó en primera instancia por conquistar que tenían que estar planeadas y organizadas para llevarse a cabo con éxito y posteriormente por la división de tierras que dio pauta a una forma de organización social, donde se era otorgada una porción de tierra a un denominado señor feudal quien estaba a cargo de un grupo de vasallos quienes trabajaban la tierra que administraba descentralizando el poder y a cambio el señor les procuraba protección, de la misma manera la iglesia fue que gano poder otorgado porque la organización de este tiempo le daba mucha importancia aunque su organización es autónoma y con autoridad de establecer normas y preceptos que debían cumplirse, y en donde tales principios como libertad de decisión, ascenso por jerarquías y énfasis en la preparación son aplicables en las empresas de hoy en día.

Así mismo los mercaderes de Venecia daban de que hablar por la manera en que comercializaban y lograban llegar a otros lugares y obtener más ganancias y productos a la par aparecían los impulsores de la contabilidad en Italia que no hablaban de la necesidad de control y sistemas contable bajo técnicas como la partida doble, registro en libros de mayor y diario.

Dándose nuevas ideas, máquinas y descubrimiento que vinieron a revolucionar el mundo, para llevar a la edad moderna, eliminando talleres artesanales reemplazándolos con fabricar, Adam Smith, padre de la economía quien sentó las bases de pensamiento para la revolución industrial; a lo que Smith manifestó que la división del trabajo era necesaria para la especialización y aumento de la producción, además de que era necesaria lograr la acumulación de capital y tierra, más en contra parte, tiempo después Charles Babbage argumentaba sobre las desventajas de dividir el trabajo con un análisis de costos, pago de trabajadores y sus rendimientos; ya que se necesitaba tiempo, habilidades y herramientas que auxiliaran en los procesos tal como la división departamental, aunque en contraste la necesidad de producción genero la explotación del trabajador por el patrón, ya que los problemas derivados de la actividad industrial dieron origen a investigar las causas de los mismos y eso dio pauta al nacimiento de la Administración como ciencia, ya que antes se veía como algo espontáneo ya que determina la aplicación científica, comprobable y aplicable de la misma; reconociéndola como ciencia, arte y profesión, gracias a la figura de Henry Robinson Towne (1988).

La administración como ciencia.

Taylor quien es reconocido como el padre de la administración científica quien fue ingeniero mecánico y economista desarrollándose en la industria del acero, realizo propuestas basadas en lo que día a día veía en el trabajo, logrando Así estudiar sobre la organización del trabajo, estandarizado de las herramientas, departamentalizar, principio de excepción, tarjetas de enseñanza a los trabajadores, reglas de cálculo para cortes de metal y acero, Así como métodos de costeo, selección de colaboradores para tareas – especialización -, responsabilidad y especialización de los directivos en la planeación e incentivos para lograr terminar a tiempo una tarea. De igual manera preciso los cuatro principios que revolucionarían el trabajo y la manera de administrar en la época.

1.       Ciencia de ejecución sustituyendo el modelo empírico.

2.       Selección científica y capacitación a los colaboradores.

3.       Colaboración cordial de las partes en el proceso.

4.       Responsabilidad compartida entre obreros y gerente (Taylor, 1891).

Igualmente, de los precursores de la administración científica esta Henry Fayol, quien se enfocó en la estructura en general de una empresa sobre todo en el área superior de la misma siendo teórico, mientras que Taylor es práctico, ya que se enfocó en las herramientas y método de trabajo encaminados a la eficacia en el nivel de operación.

Por su parte Henry Fayol, quien trabajo en una compañía de minas de carbón hace importantes aportaciones tales como la universalidad de la administración, es decir, que aplica a todas las organizaciones y las seis funciones básicas de la administración, que son:

5.       Funciones técnicas: a través de la producción de bienes y servicios.

6.       Funciones comerciales: conocer que es lo que se va a necesitar para producir, comprar y vender.

7.       Funciones de seguridad: aplicables a las personas y bienes.

8.       Funciones contables: es decir, inventarios, balances, costos, pronósticos y estadísticas.

9.       Funciones administrativas: las que coordinan las funciones anteriores, que estaban en desarrollo siendo objeto de estudio para Fayol, donde identifica el modelo del proceso administrativo:

1.       Planear, anticipándose y trazando plan de acción a futuro.

2.       Organizar, cuidando estructura material y social.

3.       Dirigir, guiando a quien labora en la empresa.

4.       Coordinar, unir cada tarea en un esfuerzo colectivo.

5.       Controlar, verificando que se cumplan reglas y órdenes dadas (Fayol, 1916).

También postulo los principios administrativos:

1.       División del trabajo: induce a la especialización y por lo tanto promueve eficiencia.

2.       Autoridad y responsabilidad: quien tiene el poder avalado por un cargo, tiene que responder por los resultados de su gestión.

3.       Disciplina: es sinónimo de respeto.

4.       Unidad de mando: cada empleado tiene que responder a un solo jefe.

5.       Unidad de dirección: todos los miembros de una organización deben trabajar en pos de los mismos objetivos.

6.       Subordinación del interés particular al general: son prioritarios los intereses de la organización y luego los personales.

7.       Remuneración del personal: la retribución por el trabajo debe ser acorde a las tareas desempeñadas y justa.

8.       Jerarquía: representa la cadena de mando, quien manda a quien. Hay que respetarla dirigiéndose al inmediato superior/inferior.

9.       Orden: se puede sintetizar con la frase “un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”. De esta forma se evitan demoras en búsquedas infructuosas de por ejemplo las herramientas de trabajo.

10.   Equidad: es sinónimo de justicia y trato igualitario para con todos los empleados.

11.   Estabilidad del personal: se le debe dar al trabajador el tiempo suficiente para aprender y asimilar las tareas encomendadas.

12.   Iniciativa: se debe estimular y valorar los aportes efectuados por el personal que favorezcan a la empresa.

13.   Unión del personal: se refiere a la armonía en los vínculos para que el clima laboral sea agradable.

14.   Centralización: se refiere a la afluencia hacia la cabeza de mando quien tomara las decisiones. Cuanto más grande sea la organización menor será la centralización (Fayol, 1916)

Por su parte Frank Bunker Gilbreth, estableció el sistema Therbling, el cual es un sistema de movimientos básicos que realizan trabajadores usando películas y micrómetro para registro de tiempo analizando tiempo y movimientos, sistema de uso de la tarjeta persona y la profesionalización como disciplina, además de escribir el libro Estudio de movimientos aplicados (1919) y Psicología de la Administración (1914).

Otro importante contemporáneo de Taylor fue Henry Lawrence Gantt, quien ideo el sistema de salarios debido a la bonificación por tareas, además de diseñar la gráfica que es medio de control y planeación de producción.

Teorías administrativas.

Por su lado Elton Mayo, defendiendo las relaciones humanas, los cuales alegaba que la teoría clásica olvidaba, por lo que se le considera precursor de la corriente humano-relacionalista, es decir la neoclásica.

è Necesidad de humanizar y democratizar la administración.

è Desarrollo de ciencias humanas para desvalidar la teoría clásica.

è Ideas de filosofía pragmática de Dewey y de psicología dinámica de Lewin que influyeron en el humanismo.

è Estudio de personal, comportamiento de grupos formales e informales.

è Puntualizo los cambios de horarios, descansos y el trabajo en equipo como agentes para la eficiencia (usos de la tarjeta personal).

è Manifiesto de las entrevistas a trabajadores permiten la descarga emocional.

Enfoques de la administración.

Administración burocrática.

Habla de la necesidad de actuar como razón fundamentada y no dejarse llevar por deseos o intereses propios de los gerentes y dueños, este enfoque fue impulsado por Max Weber quien aplicando el término burocracia basándose en la palabra bÜro del alemán que quiere decir oficina para referirse a las empresas que trabajan con fundamentos racionales. (Robbins & A., 1996).

Enfoque del comportamiento.

Caracterizado por buscar en las organizaciones técnicas donde se mejoren los mecanismos de producción en base a los individuos.

Apoyado por el enfoque conductual que hablaba de los factores que tienen incidencia en las personas dentro de las organizaciones, quienes hablaron de este enfoque fueron Hugo Munsterber, quien con psicología en la industria y administración, busco condiciones para mejorar el trabajo del colaborador, Así como la manera de influir para que adoptaran los objetivos organizacionales y Elton Mayo al incluir en sus estudios la influencia de actitudes y relaciones de grupos y sociales sobre el desempeño.

Al apoyarse de ciencias como psicología, antropología y sociología, se habla de la motivación, grupos, conflictos, poder y liderazgo, para Así ser más conscientes del trato a colaboradores. Definida por Abraham Maslow quien hablo de la importancia de las necesidades humanas plasmadas en su pirámide donde en los niveles inferiores estaban representadas necesidades que debían ser cubiertas antes de lograr satisfacer las de niveles más altos. Además, también comentaba de ser humanista en la empresa con delegación de trabajo, descentralización de poder, autoevaluación del desempeño; ideas apoyadas por Douglas Mc Gregor quien también desarrolló las teorías X y Y, quienes exponen casos extremos de actuaciones contrarias del actuar de una empresa en una organización y la de liderazgo.

Enfoque cuantitativo o de ciencias.

Surgido en la Segunda Guerra Mundial donde los métodos cuantitativos demostraron hacer un óptimo uso de los recursos, se buscó la investigación de operaciones, donde la administración se relacionó con ciencias como matemáticas, informática, telecomunicaciones y estadística que lograban en conjunto orientar a la toma de decisiones, análisis, resolución de problemas, eficacia y eficiencia en las organizaciones fundamentadas en los modelos numéricos.

Enfoque de sistemas.

El sistema en una totalidad, Así como la organización debe constituirse en un todo donde si una parte falla indudablemente se verán afectadas las demás partes ya que todas persiguen un objetivo en común, por lo que la dirección debe antes de tomar una decisión, plantearse cuales serían sus consecuencias en ese sistema, es decir en esa organización. La teoría de sistemas, expuestas por Ludwing von Bertalanffy aplicado a la administración, ayuda También a ver la expresa como parte de un ambiente externo, ya que puede haber dos tipos de sistema: uno abierto – empresa con sus ambientes – y cerrado – empresa poco o casi nada tiene que ver con su ambiente, poca retroalimentación.

Enfoque por objetivos.

El proceso de la dirección se lleva a cabo por las metas de un periodo dado que busca cumplir el objetivo de la organización, defendido por Humble, Levison y Lodi para alcanzar una misma meta, estableciendo estándares que rijan el comportamiento, criterios de medida, calidad y evaluación que indiquen que se está logrando el objetivo final.

Enfoque por contingencias.

Es el aplicar de una acción correspondiente a los parámetros y complejidades que presente la situación, estudiando todas las posibles contingencias que puedan presentarse y afrontarse para cumplir un objetivo, es decir lo que se puede hacer en caso de que algo malo suceda tomando en referencia el entorno y la interacción con el mismo (Groos, 2008).

Gestión estratégica.

Buscando la estrategia para afrontar los retos las organizaciones deben estar abiertas al cambio, tener claves para planear y líneas de dirección que le ayuden a cumplir sus objetivos en base a ventajas que pueda encontrase debido a situaciones que se le presenten.

Dirección por valores.

Herramienta de liderazgo, combina la estrategia y los valores, además de la psicología social y conductual. Planteada en el siglo XX busca la autodirección de los miembros de la organización en un contexto de valores, ética e integridad compartiendo objetivos comunes.

Gestión por procesos.

Al repartirse consecutivamente diversas acciones y operaciones en la elaboración de un producto o al ofrecer un servicio, se busca que eso que se repita sea algo que los clientes quieran adquirir y que cada tarea en la organización es independiente, pero forma parte de la estructura y proceso que conforma a la organización como un todo.

Gestión por competencias.

Haciendo hincapié en el capital intelectual las competencias son aquellas actitudes, aptitudes, conocimientos y destrezas que los individuos desarrollan y pueden aplicar, Así como cualidades requeridas para determinar una tarea, no son fijas, sino que cada día están viéndose modificadas por el medio donde el individuo se desarrolla.

Teorías administrativas	Exponentes	Principales enfoques	Énfasis
Administración científica	Taylor	Racionalización del trabajo en el nivel operacional	En las tareas
Teoría clásica	Fayol	Organización formal	En la estructura
Teoría neoclásica	Mayo y Munsterber	Principios generales de la administración, funciones del administrador, organización formal	En la estructura
Teoría de la burocracia	Webber	Burocrática, racionalidad organizacional	En la estructura
Teoría de las relaciones humanas	Mayo	Organización formal e informal, motivación, liderazgo, comunicaciones y dinámica de grupos.	En las personas
Teoría del comportamiento organizacional	Maslow Mc Gregor	Estilos de administración, teoría de las decisiones, integración de los objetivos organizacionales e individuales.	En las personas.
Teoría del desarrollo organizacional	Warren Bennis y Richard Beckhard	Cambio organizacional planeado, enfoque de Sistema abierto	En las personas
Teoría estructuralista	Thompson, Etzioni, Blau, Burton Clarke y Viet	Análisis intraorganizacional y análisis ambiental, enfoque de sistema abierto	En el ambiente
Teoría de la contingencia	Chandler	Administración de la tecnología	En la tecnología
Administración por objetivos	Humble, Levison y Lodi	Técnica de planeación y control administrativo.	Estructura y personas.
Gestión estratégica	Drucker	La razón de ser de la organización que algunas formalizan en la misión, visión empresarial y los valores que quieren que guie su actuación teniendo en cuenta que la Gestión estratégica se divide en tres grandes partes: análisis estratégico, formulación y la implantación de la estrategia	En las personas
Gestión por competencias	David McClelland de la Universidad de Harvard y John Atkinson	Se basa en la motivación humana, describe que la acción económica y empresarial de las personas está ligada a las motivaciones humanas, identificando tres sistemas importantes de motivación: 1.       Los logros 2.       El poder 3.       La pertenencia	En las personas dentro de los procesos al emplear tecnología

Conclusión.

La administración tal cual la conocemos hoy en día ha sufrido una evolución a lo largo de la historia de la humanidad, ya que no son las mismas ideologías ni contextos lo que se han presentado, aunque en esencia las necesidades son las mismas.

Desde la antigüedad se pueden aprecias las bases que fueron transformándose para llegar a los conocimientos, teorías y preceptos administrativos de hoy en día que tuvieron a lo largo de la historia, ideas y transformaciones, además de personajes quienes con sus investigaciones dejaron aportaciones importantes y que actualmente están en constante cambio y actualización de acuerdo a los contextos y cambios que se van presentando para una mejora continua donde se busque la optimización de los recursos del hombre y para el hombre, ya que él es el motor de las organizaciones, empresas y del planeta.

Hoy en día la administración constituye una rama imprescindible en cada empresa en el mundo, ya que siempre existirán recursos, los cuales deben ser aprovechados de la mejor manera posible, asimismo existirá capital humano que, bien focalizado, ayudará al logro de los objetivos.