¿Qué es la administración?

 

Hablar de administración abarca desde antes de nuestra era, filósofos como Sócrates, Platón y Aristóteles la han incluido en sus discursos. Por ejemplo, Platón en su obra La república expuso su punto de vista sobre la administración de los negocios públicos, Francis Bacon, filósofo y estadista inglés, se anticipó al Principio de la prevalencia de la principal sobre lo accesorio. Descartes, Thomas Hobbes, Jean-Jacques Rousseau, desde sus áreas de acción establecieron los fundamentos y los antecedentes de la administración. Empresas como General Electric en 1880 contribuyeron a la creación de una organización de tipo funcional:

a)      Un departamento encargado de administrar la producción de pequeñas fábricas aisladas.

b)     Un departamento de ventas para administrar un sistema nacional.

c)      Un departamento técnico.

d)     Un departamento financiero.

En otros ejemplos, muchas empresas se han establecido sobre estos principios.

Entre 1900 y 1911, grandes corporaciones desaparecieron o entraron en crisis por no haber administrado adecuadamente sus recursos financieros.

Al inicio de este siglo el enfoque clásico de la administración aún tiene una fuerte presencia:

Una teoría es un grupo congruente de ideas y supuestos que se formulan con el objeto de explicar las relaciones entre dos o más hechos observables. La siguiente tabla será de ayuda para comprender mejor algunas de las diferentes teorías sobre la administración y sus enfoques.

Aplicación	Teorías administrativas	Principales enfoques
En las tareas	·         Administración científica	·         Racionalización del trabajo en el nivel operacional
En la estructura	·         Teoría clásica ·         Teoría neoclásica. ·         Teoría de la burocracia. ·         Teoría estructuralista.	·         Organización formal ·         Principios generales de la administración. ·         Funciones del administrador. ·         Práctica, reutilización de conceptos.
En las personas	·         Teoría de las relaciones humanas. ·         Teoría del comportamiento organizacional. ·         Teoría del desarrollo organizacional. ·         Teoría matemática	·         Dirigido a las personas ·         Humanizar y democratizar la administración. ·         Motivación, liderazgo, comunicación, dinámica de grupo. ·         Estilos de administración. ·         Teoría de las decisiones. ·         Integración de objetivos individuales y organizacionales.
En el ambiente puede varias de acuerdo con las situaciones o circunstancias	·         Teoría de la contingencia	·         Administración de la tecnología. ·         Relación funcional entre las condiciones del ambiente y las técnicas administrativas.

Estos antecedentes de la administración son importantes para conocer su origen y comprenderla como un proceso. Estas teorías han evolucionado junto con la sociedad y el empleado de nuevas tecnologías, de manera que también influyen en nuestra vida.

La administración puede ser definida como un proceso de planificación, organización, desarrollo, análisis, seguimiento, de uso efectivo y responsable de los recursos disponibles (materiales, información, tecnología, capital humano, dinero), cuyo fin es alcanzar de manera eficaz y eficiente un objetivo o meta previamente establecido.

Peter Drucker, uno de los autores más reconocidos en el campo de la administración, explica que eficacia significa “hacer las cosas correctas” y eficiencia “es hacer correctamente las cosas”. Otra manera de entenderlo es la siguiente:

Otra manera de definir a la administración consiste en darle forma, de manera consciente y constante, a una idea, una organización, al tiempo y a los recursos. La administración es la principal actividad que hace la diferencia en el grado de éxito de cualquier cosa que se ponga en práctica.

Funciones de la administración, proceso administrativo.

Un proceso es la forma sistemática de hacer o manejar las cosas teniendo cuatro funciones universales de la administración (Teoría clásica).

Planeación.[1]

Implica la evaluación del futuro. Conceptos como unidad, continuidad, flexibilidad y valoración son los aspectos principales de un buen plan de acción. Conlleva a pensar con anticipación en las metas, los objetivos, las acciones que se desean alcanzar y que se basan en algún método o plan. Se debe tomar en cuenta que no son por “corazonadas” un plan implica la formulación de objetivos idóneos para alcanzarlos y, por lo tanto, pueden servir para:

·         Obtener y comprometer los recursos que se requieren para el logro del objetivo o la meta.

·         Definir las actividades con base en el objetivo o la meta que se quiere alcanzar.

·         Identificar, medir y controlar el avance del cumplimiento de la meta o del objetivo; y si se pierde el rumbo de este, se pueda corregir.

Así, lo primero que se debe conocer es la definición de meta u objetivo.

¿Qué es una meta?

Este concepto se deriva en su etimología del mismo vocablo latino meta. En épocas antiguas se empleó para designar ciertos objetos en las carreras circenses, las cuales indicaban que el recorrido había terminado, el primero en llegar a esa “meta” era el ganador. Por otra parte, el vocablo meta también se refiere al prefijo para designar que algo es “posterior a” o está “más allá de”. De esta forma, cuando se fija una meta se proyecta un propósito futuro a alcanzar. “Mi meta es terminar mis estudios universitarios en el siguiente año”, lo que implica tener proyectos, ideales y aspiraciones. El cumplimiento del proyecto, por tanto, demanda el esfuerzo para seguir un camino con el estímulo personal.

¿Qué es un objetivo?

La palabra objetivo proviene del vocablo latino ob-jactum, que significa “adonde se dirigen nuestras acciones”. Los objetivos, en general, son el destino, los valores y los propósitos o finalidades personales, de una organización o de una sociedad, manifestados en expectativas. Los objetivos deben ser racionalmente alcanzables y estar en función de un plan o estrategia a seguir.

La planificación produce una imagen del futuro deseable en función de la tecnología y los recursos disponibles. La lógica se usa para analizar las metas y los objetivos, junto con las acciones a seguir.

•         Organización: Es un proceso para definir los roles, así como ordenar y distribuir de manera estructurada las actividades y los recursos (materiales, tecnológicos, económicos, entre otros) con los que se cuenta. En este punto es donde se asigna el trabajo.

¿Quién lo hará? ¿Cuándo se hará?

•         Dirección/Liderazgo: Es alcanzar el máximo rendimiento por medio de una correcta conducción. Implica mandar, influir y motivar a otras personas para que realicen las tareas. La coordinación de las actividades es muy importante porque genera armonía en ellas; selecciona los canales de comunicación y resuelve conflictos.

•         Control: Verifica que todas las etapas marchen de acuerdo con lo planeado para asegurar que se siga el rumbo correcto. En este punto, se puede:

·         Establecer los estándares de desempeño

·         Medir los resultados presentes.

·         Comparar los resultados con las normas establecidas

·         Tomar medidas correctivas

Como se aprecia, los conceptos de la Teoría Clásica se siguen utilizando y no se refieren sólo a las organizaciones o empresas, también están inmersos en la vida cotidianidad. La tecnología ha abierto un universo de nuevas posibilidades de uso y saberes, tal como las aplicaciones: una agenda permite administrar de mejor manera el tiempo; están las que nos ayudan a lograr un adecuado control del dinero; las de tiempo real que muestran el tránsito de una ciudad y ofrecen alternativas de vialidad; otras que permiten obtener de manera anticipada citas para realizar trámites y no perder tiempo en esperar, entre otras muchas ventajas más.

La administración en los ámbitos educativo, laboral y social

Administrar de manera adecuada los recursos ayuda a simplificarlos y aprovecharlos adecuadamente. La matriz de Eisenhower ayuda a administrar el tiempo, las tareas y las actividades de un día, de un proyecto, de las labores en casa, de los trabajos escolares y de todo lo que se requiera.

En la administración, el dinero es visto como un aspecto importante. No se trata únicamente de ahorrarlo, sino de distribuirlo de la mejor manera. Recuerda, en cualquier lugar donde decidas desenvolverte, ya sea trabajar por tu cuenta o ser colaborador(a) de alguna empresa, siempre deberás administrar algún tipo de recurso: económico, material, capital humano, tecnológico, entre otros.

Tener una administración adecuada de los recursos económicos coadyuva a alcanzar las metas financieras y obtener estabilidad para lograr el bienestar personal y/o familiar. La administración de los recursos económicos permite llevar a buen término los proyectos a emprender. Es decir, saber administrarte ayuda a tomar mejores decisiones y aprovechar las oportunidades.

En cualquier proyecto, la prioridad es decidir sobre lo que te conviene. En casa puedes tener una reunión familiar para hablar sobre los ingresos totales y ver cómo pueden reorganizar la economía familiar. Es indispensable distinguir entre las necesidades y los deseos, lo más importante es determinar en qué se pueden utilizar los recursos económicos disponibles.

Por otro lado, administrar significa reconocer los recursos disponibles, empezando por las habilidades[2] y las destrezas. Se puede hacer un listado para especificar cuántos recursos están al alcance y cuáles se pueden usar. Esto ayudará, por ejemplo, a visualizar las fortalezas y debilidades; mismas que pueden explotarse en una entrevista de trabajo, resaltarse en un currículum o para saber, cuáles de ellas es conveniente reforzar. Además, será más fácil recordarlas.

No olvides explotar al máximo tus capacidades y aprovecharlas en todas las oportunidades que se presenten. Crear relaciones con personas que tengan otras habilidades y destrezas permiten tener un crecimiento y conocimiento tanto personal como profesional. Las tecnologías emergentes te ayudarán a acercarte y a crear grupos multidisciplinarios.

El networking es un recurso que consiste en el establecimiento de una red profesional de contactos, el cual da a conocer personas y negocios. Escucha y aprende de los demás, encuentra posibles colaboradores, socios o inversionistas.

Esta información permite identificar los aspectos que debes reforzar, darle seguimiento y poner atención. Administrar es un proceso que permite tener una visión completa de las etapas necesarias para cumplir metas y objetivos. Conocer los recursos que tienes, te permite enfocar tu camino y lo que necesitas para lograr tus propósitos.

 

---

[1] En México, por razones históricas, existe un uso indiscriminado del concepto de planeación como sinónimo de planificación. Aunque es válida la acepción de planeación en el sentido de “Trazar o formar el plan de una obra” o “hacer planes o proyectos, en realidad se refiere” a “Dicho de un ave: Volar con las alas extendidas e inmóviles” o “Dicho de un avión: descender en planea” (RALE). Cuando se formulan los pasos conducentes al cumplimiento de un objetivo y se precisan las actividades que se deben realizar, el concepto adecuado es planificación, cuyo contenido se refiere: “Plan general, metódicamente organizado y frecuentemente de gran amplitud, para obtener un objetivo determinado, tal como el desarrollo armónico de una ciudad, el desarrollo económico, la investigación científica, el funcionamiento de una industria, etcétera.” (RALE) En el texto se usa de las dos formas, pero se hace la distinción en función de la planeación de un proceso y la planificación que se realiza en la operación de las actividades de las organizaciones.

[2] Recuerda que las habilidades son la capacidad para desempeñar distintas tareas. Puedes tener habilidades intelectuales (para realizar tareas mentales-visualización espacial) o físicas (para realizar tareas que exigen resistencia, destreza, fuerza-coordinación corporal).

Propuestas de solución a un problema.

 

Identificación de estrategias de solución.

Los seres humanos, sin importar su sexo, nacionalidad, edad o religión, pueden verse implicados en situaciones que requieren una cierta capacidad para resolver situaciones problemáticas, por lo que deben encontrar soluciones aceptables de acuerdo con el entorno y contexto en el que se ubiquen. La solución de un problema no necesariamente significa tener un método o procedimiento para resolverlo. Por ello, es conveniente e indispensable adquirir una serie de capacidades y habilidades del pensamiento para poder realizarlo más eficazmente.

Las personas que carecen o no ejercitan estas habilidades experimentan el fenómeno conocido como “Visión de Túnel”, la cual consiste en reducir la capacidad de enfoque de cierta situación o problema, esta limitación incluye sus posibles soluciones. El entrenamiento en la resolución de problemas es un proceso cognitivo, el cual ayuda a abrir alternativas para afrontar situaciones problemáticas o de riesgo e incrementa la probabilidad de encontrar la respuesta más conveniente.

Antes de intentar buscar la solución de un problema hay que responder preguntas como:

•         ¿Qué es lo que hace problemática esta situación?

•         ¿Qué debo saber?

•         ¿Es un problema o una serie de problemas?

•         ¿Por qué y cuándo surge el problema?

•         ¿Qué efectos se han presentado?

•         ¿Hay algo que no funciona?

•         ¿Cuáles son los datos?

•         ¿Cuáles son las opciones posibles de solución?

•         ¿Qué es lo que caracteriza a una solución satisfactoria?

•         ¿Qué conozco o quién es experto del tema?

Existe una amplia variedad de estrategias para resolver problemas, algunas de ellas extraídas de estudios psicológicos o de análisis tecnológicos, los cuales se pueden sintetizar en cuatro pasos.

1.      Orientación y sensibilización hacia los problemas. Establecer la atención de los involucrados en el o los problemas y evitar sesgos por creencias o prejuicios sobre los problemas, minimizando el malestar por el impacto de este. Sensibilizar que los problemas pueden tener solución, aunque puede distar de ser obvia y, como el matemático G.H. Wheatley lo definió mediante un eslogan ahora de uso común: “La resolución de problemas es lo que haces cuando no sabes qué hacer”.

2.      Formulación del problema en diferentes enfoques. En esta etapa se presenta el problema a distintas áreas o personas y se recaban datos de la percepción y el impacto de este por cada área o persona.

3.      Generación de soluciones alternas. El objetivo es encontrar una amplia variedad de respuestas para el problema; siendo el método de “Tormenta de ideas” (“Brain Storm”) una opción, la cual apegándose a sus reglas podrá alcanzar un buen término.

Como reglas generales del método se pueden observar las siguientes:

o  Se designa un moderador.

o  Bajo un esquema secuencial, todos los miembros podrán dar una propuesta por cada turno.

o  Se prohíbe la crítica, por lo que cualquier alternativa es válida, su validez se hará posteriormente.

o  No hay limitación, todas las propuestas son opciones válidas.

o  Se termina cuando ya no hay propuestas nuevas.

o  Se agrupan las propuestas y preseleccionan conforme a criterios predefinidos.

Se puede complementar este método con algún otro esquema, el Diagrama de árbol o el Diagrama de Ishikawa, en los cuales se analizan los efectos y las causas, así como una clasificación predefinida, pueden ser: personal, insumos, maquinaria entre otras, todo ello de manera esquemática y jerárquica. El esquema Ishikawa se representa de la siguiente manera:

Según el Diagrama de Ishikawa:

o  Hombre: el personal involucrado.

o  Máquina: maquinaria de fabricación o en su caso proveedor.

o  Entorno: condiciones generales.

o  Material: componentes de la elaboración.

o  Método: sistemas de conservación y manejo

o  Medida: indicador de la magnitud del problema. ¿Cuánto? ¿Desde cuándo?

4.      Identificación y valoración de las consecuencias. En la etapa para definir y seleccionar la alternativa o las opciones que contribuirán a la solución del problema, se deben tomar en cuenta las posibles consecuencias de cada una, ya sean a corto, a mediano y largo plazo.

EVALUACIÓN DE ESTRATEGIAS

Después de determinar las posibles soluciones, se iniciará el proceso de toma de decisiones, cuyas bases surgen principalmente de dos campos científicos: la psicología y las matemáticas. A través de métodos científicos, se han derivado aplicaciones específicas, las cuales pueden incluir aspectos como un plan de acción o una estrategia, donde se debe justificar por qué, cómo, para qué y cuándo realizar las actividades para alcanzar cierto objetivo, asumiendo los riesgos y las restricciones.

Por ello, es imprescindible desarrollar la capacidad de tomar de decisiones, para lograr una mejor calidad y aceptabilidad en las decisiones que afectan no sólo a las organizaciones, sino también a los individuos. Tales decisiones deben ser principalmente racionales, implicando con ello lo que Fremont E. Kast (1988: p. 8) describe como:

“el proceso racional es considerado como aquel que se basa en el razonamiento, es más objetivo que subjetivo, entendiendo por objetivo tener en cuenta el objeto y no la manera de pensar o de sentir”.

Es entendible que se deben tener opciones para la decisión, ya que por otra parte la información con frecuencia es deficiente, incompleta, prejuiciada, irrelevante, subjetiva o temporal, sea propia o de terceros, por lo que es recomendable usar fuentes de información reconocidas y validarlas a partir de los medios tecnológicos que tengamos a la mano.

A continuación, se describen los pasos a seguir para la toma de decisiones:

1.      Describir la decisión. El enunciado indica qué tipo de acción y resultado se espera, además proporciona el enfoque para los siguientes pasos.

2.      Determinar los objetivos. Los objetivos son los criterios para la decisión, señala los detalles específicos que se deben cumplir.

3.      Clasificación de los objetivos. Son obligatorios y deseados.

4.      Objetivos obligatorios. Deben cumplirse para garantizar una buena decisión y especifican los resultados que se van a obtener. Son cuantificables.

5.      Objetivos deseados. No se pueden cuantificar, no son necesariamente críticos.

6.      Ponderación de objetivos. Se pondera cada uno conforme su importancia relativa.

7.      Evaluar las opciones. Para que una alternativa pase debe cumplir todos los objetivos obligatorios y preferentemente los deseados. En cualquier caso, se asignará una escala de calificación o ponderación.

8.      Consecuencias de la elección. Se deben analizar y evaluar las posibles consecuencias y los riesgos que se pueden presentar en cada opción.

No se puede ocultar que traducir los objetivos en criterios de valoración no es tarea fácil, sin embargo, sólo si se hacen explícitos se podrá tener cierta seguridad de que la alternativa elegida apunta a los objetivos. Por otra parte, decidir correctamente no significa acertar. En ocasiones se puede decidir bien, pero, por circunstancias imprevisibles, el resultado es malo. Entonces, las decisiones pueden ser correctas o incorrectas, en función de cómo se decidió, y los resultados, a su vez, pueden ser favorables o desfavorables.

No obstante, aún si los resultados son desfavorables, la revisión del proceso de decisión y los errores resultantes serán una fuente importante de aprendizaje y conocimiento.

Las alternativas de solución y sus argumentos deben sujetarse al estudio tanto de los pros como de los contras de éstas. También es importante obtener los aspectos negativos de los argumentos que sustentan las soluciones, al igual que encontrar los contraargumentos que permitan reconsiderarlos o en su caso rechazarlos.

Mantener el escepticismo sobre las propias suposiciones permite replantear una situación para encontrar mejores decisiones.

Esta etapa requiere de una postura mental abierta, pero analítica y rigurosa. En primer lugar, se debe calificar el grado con el que las alternativas formuladas se ajustan a los criterios predefinidos.

En segundo lugar, examinar su factibilidad respecto a los conceptos indirectos, como los costos, el tiempo y los riesgos, por lo cual es útil construir una matriz con las opciones en las columnas y los criterios en las filas.

La toma de decisión es un proceso racional, pero tiene un componente emocional e intuitivo, el cual influye decisivamente, por lo que se necesita ser objetivo con datos y el apoyo del criterio de otras personas. Se debe tener en cuenta que hay que buscar una solución razonable, aunque ésta no sea lo que se desea en su totalidad, ya que, si se continúa en la búsqueda, se puede fallar y conducir a un estado peor. Hay que aprender a decidir en el momento oportuno, cuando la acción es necesaria. La indecisión, el retardo o la precipitación tienen una difícil reversión y pueden generar más problemas o pérdidas en el negocio.

Una decisión es buena si se toma de manera responsable y está fundamentada y documentada con los datos disponibles y condiciones del entorno.

•         La ruptura con una situación o condición significa asumir la responsabilidad, exponiéndose a recibir críticas, para después arrepentirnos.

•         Todos estamos cargados de predisposiciones, mismas que afectan la toma de decisiones.

•         Adoptar decisiones que justifiquen elecciones anteriores, aunque éstas ya no sean válidas.

•         Buscar información que sólo corrobore la opinión o el dato que se tiene y al mismo tiempo, evitar la información que puede contradecirlo.

•         La forma en que se expresa el problema puede afectar en gran medida a las decisiones adoptadas.

SELECCIÓN DE ALTERNATIVAS

Se requiere establecer un objetivo y las metas específicas, ya sea en la búsqueda de la solución de un problema o para elaborar un programa de expansión o desarrollar una nueva iniciativa, para después pasar al análisis de las opciones de solución, así como contemplar el entorno y las características de lo que se pretenda resolver.

Un paso subsecuente es llevar a cabo la selección de la alternativa que mejor cumpla con los objetivos y los criterios o que se amolde a ellos, para lo cual hay que responder:

•         ¿Cuál de ellas es la mejor?

•         ¿Qué se hace con toda la colección de datos e información que se tiene?

No hay una respuesta única, es necesario definir una estrategia que ayude a sintetizar los datos, los parámetros y las características de cada alternativa en un cuadro que facilite su comparación y que incluya los componentes tecnológicos o particulares del problema a resolver, al igual que los aspectos complementarios:

•         Los recursos necesarios y su disponibilidad

•         El tiempo estimado de implementación

•         La dependencia de terceros

•         Los costos asociados

•         La probabilidad de éxito

•         Los riesgos

Cada uno de los elementos, que se contemplan en las opciones, podrán ser valorados de manera distinta para cada persona, por lo cual será necesario estandarizar el peso o valor que se le otorga a cada componente y, con ello, hacer más “objetiva” la evaluación numérico-cuantitativa. Hay que considerar que únicamente se tomarán en cuenta los aspectos “medibles numéricamente”. A esto se le denomina ponderar, es decir, la relevancia que tiene.

Bajo tal situación, se puede construir una o varias matrices donde se colocan las alternativas en un eje y en el otro los criterios o parámetros de comparación. En un eje se representa a quienes se les otorgará un valor de importancia relativa, bajo una escala acordada, es decir, a cada criterio se le asignará una calificación particular. Las calificaciones se sumarán en el sentido del otro eje, con lo cual se tendrá un valor numérico en cada alternativa. El resultado consiste en tener una escala de evaluación general.

La persona que toma las decisiones debe ser totalmente objetivo y lógico; tener una meta clara al momento de seleccionar la alternativa que la maximizará, conociendo las posibles consecuencias y los riesgos que conlleva. En este caso se tiene la opción, su ponderación y las escalas de decisión. Pero, aún con ello, existe una posible segunda etapa de revisión o negociación sujeta a los tiempos del comprador y de la necesidad del equipo de cómputo.