Después de identificar y contextualizar el problema, el siguiente paso es analizarlo y definir los pasos para resolverlos.
Antes de identificar, analizar y establecer los pasos necesarios para la solución de un problema, debe elaborarse el planteamiento de la solución del problema.
Definición de metas y objetivos.
¿Qué es una meta?
Este concepto se deriva del latín meta. En épocas antiguas se empleó para designar ciertos objetos en las carreras circenses, los cuales indicaban que el recorrido había llegado a su fin, siendo el ganador, el primero en llevar a esa meta. Por otra parte, el vocablo meta puede hacer referencia al prefijo que se utiliza para designar que algo es “posterior a” o está “más allá de”.
De esta forma, cuando se fija una meta se proyecta un propósito por alcanzar. “Mi meta es terminar mis estudios universitarios en el siguiente año”, lo que representa tener proyectos, ideales y aspiraciones, para poder cumplirlos se requiere de esfuerzo y de un camino a seguir bajo el estímulo personal.
En otro sentido, una meta es un objetivo que se establece y puede ser abstracto o general, o concreto y medible; puede ser personal, de grupo, económico, social, político, académico o de cualquier otra índole.
¿Qué es un objetivo?
La palabra objetivo proviene del vocablo latino ob-jactum, que significa “adonde se dirigen nuestras acciones”.
Los objetivos, en general, son el destino, los valores y los propósitos o finalidades personales, de una organización o una sociedad, expresados en expectativas en un cierto tiempo. Los objetivos deben ser racionalmente alcanzables y estar en función de un plan o estrategia a seguir.
Un objetivo no es racionalmente alcanzable cuando no se tienen las condiciones internas y externas para realizarlo.
Los objetivos y las metas
Cabe mencionar que tanto las palabras meta y objetivo muchas veces se usan indistintamente, pero existe una diferencia fundamental. Las metas son muy concretas mientras que los objetivos pueden ser más abiertos y generales.
Así, todo objetivo está compuesto por una serie de metas. Las metas son las etapas que se deben seguir y terminar para poder llegar al objetivo y se encuentran asociadas por un plan de acción o de trabajo. De esta forma, los objetivos son logros a largo plazo y las metas logros concretos que se realizan paso a paso.
De forma general, se puede sintetizar lo siguiente:
• Los objetivos son amplios y cualitativos, principios que guían el proceso de toma de decisiones.
• En cambio, las metas son específicas, temporales y medibles, es decir, cuantificables.
• Los objetivos son intenciones generales, las metas son precisas.
• Los objetivos pueden ser intangibles a veces, las metas deben ser tangibles.
• Los objetivos se vislumbran en un horizonte futuro, las metas son las etapas que se deben transitar para alcanzar tal futuro.
Así, las personas, las instituciones, los grupos, las empresas y el gobierno se
plantean metas y objetivos a corto, mediano y largo plazo. El concepto de la
perseverancia, el desempeño de alta calidad y la dedicación forman parte de los
componentes indispensables para alcanzar esas metas u objetivos propuestos.
Esta visión es aplicable a variaos ámbitos, con especial hincapié en la actividad
laboral o en la formación académica y estudiantil.
Análisis de metas y objetivos
Cuando se establecen las metas y los objetivos, ambos deben analizarse con las siguientes preguntas para conocer si se pueden llevar a cabo:
• ¿Qué es lo que se pretende hacer y cómo?
• ¿Se tienen los recursos necesarios para alcanzar una meta?
• ¿La meta es cuantificable?
• ¿El objetivo es medible?
• ¿Hay posibilidad de reajustar los objetivos ante cambios en el entorno?
• ¿Se pueden definir tiempos que permitan marcar ciertas etapas?
Procesos.
¿Qué es un proceso?
La palabra proceso tiene su origen en el vocablo processus, que viene de pro, para adelanta y cere, caer, caminar; lo que significa progreso, avance, marchar, ir adelante, hacia un fin determinado, por lo tanto, proceso se puede definir como:
| “…la sucesión de pasos, actos o acciones realizadas de forma organizada en el tiempo para avanzar y dirigirse a un punto o fin” |
El concepto puede asociarse con escenarios empresariales, educativos, políticos, científicos y sociales, los cuales conforman un sistema planificado. Sin embargo, los procesos también se refieren a situaciones naturales, como el proceso evolutivo en el campo de la biología, el cual se entiende como la transformación generacional continua de las especies o también a la formación de tornados y huracanes ajenos a los humanos.
Por otro lado, en las actividades productivas sistematizadas el proceso equivale a una herramienta que permite a las organizaciones ser más efectivas. En este sentido, el concepto de proceso permite entrelazar actividades y al conjunto de éstas entre sí. En este caso el conjunto de actividades de un proceso implica elementos complementarios como el personal, las herramientas y las instalaciones, entre otros, todo ello para transformar los componentes de entrada, denominados insumos, en productos o servicios. Cabe mencionar que las salidas de un proceso pueden ser el componente de entrada de otro proceso.
Este tipo de proceso implica la ejecución de actividades simultáneas (subprocesos) y se integra con base en las características del elemento de análisis. Por otra parte, todo proceso contiene elementos que se deben identificar y que se resumen como:
1. La meta/objetivo del proceso
2. ¿A qué o quién o para qué está dirigido el proceso?
3. ¿Cuál es el alcance?
4. ¿Cuáles son las entradas?
5. Identificar los subprocesos
6. Describir los procesos/subprocesos, señalando las interacciones
7. Identificar las salidas
Conforme a lo anterior, los componentes de un proceso se sintetizan en:
• Entrada: actos, insumos o materias primas utilizados en la producción.
• Salida: productos o servicios que se generan.
• Recursos: herramientas, sistemas, personales necesarios en el proceso.
• Actividades: tareas y trabajos indispensables para convertir a los insumos en productos o servicios.
• Controles: esquemas de supervisión y vigilancia.
Elementos de un proceso
Las organizaciones adoptan un enfoque basado en procesos para identificar todas las actividades que se deben realizar, así como su secuencia y su tiempo, lo que permite tener una visión clara y objetiva de las acciones y de su aportación al valor del producto o servicio.
La gestión de procesos no va dirigida a detectar errores sino a prevenirlos, mediante la forma de concebir cada proceso. Al mismo tiempo permite evaluar desviaciones para corregir las tendencias incorrectas antes de que se produzca un error o defecto.
Todo ello implica el trabajo multidisciplinario del personal conocedor por área o actividad, cuyo objetivo deberá permitir:
• Integrar un equipo de trabajo con la capacitación necesaria.
• Definir y analizar todas las actividades de la organización.
• Identificar los distintos procesos, clasificarlos y elaborar un mapa de procesos.
• Determinar los factores clave para cada proceso.
• Elaborar un diagrama de flujo por cada proceso.
• Precisar los indicadores de efectividad para cada proceso.
Los elementos adicionales en la gestión de procesos permiten:
• Dar cumplimiento a los requisitos de los clientes, entendiendo a los clientes como parte de los procesos.
• Medir el desempeño de cada proceso y de ahí, su eficacia.
• Establecer un esquema de mejora continua
