Un proceso es la forma sistemática de hacer o manejar las
cosas. En este tema se abordará las cuatro funciones universales de la administración
(Teoría Clásica).
Planeación[1].
Implica la evaluación del futuro. Conceptos como unidad,
continuidad, flexibilidad y valoración son los aspectos principales de un buen
plan de acción. Conlleva a pensar con anticipación en las metas, los objetivos,
las acciones que se desean alcanzar y que se basan en algún método o plan. Se debe
tomar en cuenta de que no son por “corazonada”, un plan implica la formulación de
objetivos idóneos para alcanzarlos; y, por lo tanto, pueden servir para:
è
Obtener y comprometer los recursos que se
requieren para el logro del objetivo o la meta.
è
Definir las actividades con base en el objetivo
o la meta que se quiere alcanzar.
è
Identificar, medir y controlar el avance del
cumplimiento de la meta o del objetivo; y si se pierde el rumbo del mismo, se pueda
corregir.
Asi lo primero que se debe conocer es la definición de meta
u objetivo.
¿Qué es una meta?
Este concepto se deriva de su etimología del mismo vocablo
latino meta. En épocas antiguas se empleó
para designar ciertos objetos en las carreras circenses, las cuales indicaban
que el recorrido había terminado, el primero en llegar a esa “meta” era el
ganador. Por otra parte, el vocablo meta
tambien se refiere al prefijo para designar que algo es “posterior a” o está “más
allá de”.
De esta forma, cuando se fija una meta se proyecta un propósito futuro a alcanzar. “Mi meta es
terminar mis estudios universitarios en el siguiente año”, lo que implica tener
proyectos, ideales y aspiraciones. El cumplimiento del proyecto, por tanto,
demanda el esfuerzo para seguir un camino con el estímulo personal.
¿Qué es un objetivo?
La palabra objetivo
proviene del vocablo latino ob-jactum, que significa “a donde se dirigen
nuestras acciones”.
Los objetivos, en
general, son el destino, los valores y los propósitos o finalidades personales,
de una organización o de una sociedad, manifestados en expectativas futuras. Los
objetivos deben ser racionalmente alcanzables y estar en función de un plan o
estrategia a seguir.
La planificación produce una imagen del futuro deseable en función
de la tecnología y los recursos disponibles. La lógica se usa para analizar las
metas y los objetivos, junto con las acciones a seguir.
è
Organización.
Es un proceso para definir los roles, asi como ordenar y distribuir de
manera estructurada las actividades y los recursos (materiales, tecnológicos, económicos,
entre otros) con los que se cuenta. En este punto es donde se asigna el
trabajo.
¿Quién lo hará? ¿Cuándo se hará?
è
Dirección
/ liderazgo. Es alcanzar el máximo rendimiento por medio de una correcta conducción.
Implica mandar, influir y motivar a otras personas para que realicen las
tareas. La coordinación de las actividades es muy importante porque genera armonía
en ellas; selecciona los canales de comunicación y resuelve conflictos.
è
Control.
Verifica que todas las etapas marchen de acuerdo a lo planeado para asegurar
que se siga el rumbo correcto. En este punto se puede:
o
Establecer los estándares de desempeño.
o
Medir los resultados presentes.
o
Comparar los resultados con las normas establecidas.
o
Tomar medidas correctivas.
Como se aprecia los conceptos de la Teoría Clásica se siguen
utilizando y no se refieren solo a las organizaciones o empresas, tambien están
inmersos en la vida cotidiana. La tecnología ha abierto un universo de nuevas
posibilidades de uso y saberes, tal como las aplicaciones: una agenda permite
administrar de mejor manera el tiempo; están las que nos ayudan a lograr un
adecuado control del dinero; las de tiempo real que muestran el tránsito de una
ciudad y ofrecen alternativas de vialidad; otras que permiten obtener de manera
anticipada citas para realizar trámites y no perder tiempo en esperar, entre
otras muchas ventajas más.
[1]
En México, por razones históricas, existe un uso indiscriminado del concepto de
planeación como sinónimo de planificación. Aunque es válida la acepción de planeación en el sentido de “Trazar o
formar el plan de una obra” o “hacer planes o proyectos, en realidad se refiere”
a “Dicho de un ave: volar con la alas extendidas e inmóviles” o “dicho de un avión:
descender en planea” (RALE). Cuando se formulan los pasos conducentes al
cumplimiento de un objetivo y se precisan las actividades que se deben
realizar, el concepto adecuado es planificación,
cuyo contenido se refiere: “Plan general, metódicamente organizado y
frecuentemente de gran amplitud, para obtener un objetivo determinado, tal como
el desarrollo armónico de una ciudad, el desarrollo económico, la investigación
científica, el funcionamiento de una industria, etc.” (RALE). En el texto se
usa de las dos formas, pero se hace la distinción en función de la planeación de un proceso y la planificación que se realiza en la operación
de las actividades de las organizaciones.
