¿Qué es la gestión de proyectos?

Antes de hablar sobre la gestión de proyectos vamos a repasar la historia de cómo se llegó a la gerencia de proyectos modernos. La gestión de proyectos como disciplina tiene sus orígenes en diferentes campos como en la ingeniería civil y proyectos en los ministerios de defensa. En 1860, el gobierno de Estados Unidos decidió emprender la gigantesca labor de realizar el primer ferrocarril transcontinental. Las tareas de adquirir, procesar materiales y organizar miles de trabajadores a lo ancho del territorio a esa escala no tenía precedentes. En esa época, la única manera de aumentar la productividad era mediante jornadas de trabajo duras y largas, lo cual frecuentemente era la causa de tasas de accidentalidad laborales altas.

Ademas parecía que siempre ocurrían eventos no planeados que tenían un impacto negativo sobre los proyectos. Los directores del proyecto no tardaron en darse cuenta que la baja productividad era el resultado de la falta de planeación y baja eficiencia en los procesos. Es ahí cuando un ingeniero mecánico llamado Frederick Taylor empezó estudiar maneras de mejorar la eficiencia y productividad en las industrias, empleando razonamiento científico y demostrando que la forma de producir puede ser analizada y mejorada.

Frederick Taylor fue la persona que acuño la frase "lo importante no es trabajar más fui sino trabajar de manera más inteligente". El socio de Taylor, otro ingeniero mecánico llamado Henry Gantt, estaba estudiando la construcción de navíos, y más específicamente el orden de las tareas de construcción. Para facilitar la eficiencia creo un diagrama que documentaba el flujo lógico de una tarea a otra con sus dependencias.

Años más tarde, este diagrama se convertiría en el hoy famoso diagrama de Gantt, el cual muestra las secuencias, duración y grado de avance de todas las tareas, junto con los hitos que hacer parte del proyecto. El diagrama de Gantt se convirtió en una herramienta tan útil para los gerentes de proyectos de construcción naval que pronto fue adoptada por otras industrias y hoy día es ampliamente utilizado por herramientas por Microsoft Proyect. Si bien el diagrama de Gantt fue un aporte importante a la ciencia y arte de gestión de proyectos, durante esta etapa temprana la gestión de proyectos todavía se realizaba de manera informal, empleando herramientas y técnicas poco refinadas y sin una estructura global.

Al estallar la Primera Guerra Mundial, la demanda de proyectos militares de gran complejidad aumento, lo cual implico coordinar una gran variedad de interacciones que requerían de nuevas estrategias y herramientas organizacionales. Es en ese momento cuando los diagramas Pert junto con el método de camino critico fueron desarrollados.

Estas herramientas ayudaron a los directores de proyecto a tener mayor control sobre el flujo y resultado de sus proyectos, y ayudaron a facilitar la integración de tareas complejas. La era moderna de la gerencia de proyectos empezó en la década de los 50's cuando ingenieros de diferentes disciplinas empezaron a trabajar en equipo y el conocimiento generado durante las operaciones de manufactura en tiempos de guerra contribuyo a enfatizar la importancia de la gerencia efectiva de los procesos.

Al finalizar la guerra, este conocimiento fue adoptado por la industria comercia. Asi empezó una nueva etapa en gestión de proyectos, la cual empezó a ser reconocida como una profesión y disciplina. Durante el año 1969, en Estados Unidos se fundó el Instituto de Gerencia de Proyectos (PMI, por sus siglas en inglés, Project Management Institute), el cual se convirtió en la asociación sin ánimo de lucro más grande del mundo, dedicada a las disciplinas de la gestión de proyectos.

El PMI publica la guia de los fundamentos de la dirección de proyectos conocida como Project Management Book of Knowledge, o PMBOK por sus siglas en inglés, la cual se ha convertido en el referente para la gestión de una amplia variedad de proyectos en diferentes industrias, con reconocimiento mundial. Ya que hemos dado un repaso por la historia, ahora estamos mejor preparados para responder a la pregunta.

¿Qué es la gestión de proyectos? La gestión de proyectos se trata de integrar los diferentes componentes de un proyecto para lograr un objetivo específico, durante las etapas de inicio, planeación, ejecución, monitoreo, control y cierre. Para lograr metas específicas, toda organización, importar su tamaño, en algún momento debe emprender proyectos con el fin de mejorar una operación o cumplir con alguna necesidad.

El reto de un director de proyectos es cumplir con todos los objetivos del proyecto dentro de las restricciones establecidas. Las principales restricciones de un proyecto son el tiempo necesario para completar el proyecto, los costos de proyecto y mantener el alcance del proyecto.

A este conjunto de restricciones se les denomina la triple restricción. Como ya sabemos que en un proyecto no se parte de las operaciones diarias de un negocio, es importante planear, estimar lo más exacto posible los recursos necesarios que se requieren para concretar el proyecto. Puede ocurrir que el director del proyecto impaciente puede estar tentado a empezar de manera inmediata sin la previa planeación y estimación requerida, pero esta impaciencia se puede pagar cara, puesto que los errores cometidos durante la etapa de planeación pueden resultar muy costosos, en términos de tiempo y costos, llevando a un posible fracaso.

Ningún director de proyecto que se respete se haría cargo de un proyecto para hacerlo fracasar y es esa la importancia de seguir los pasos planteados por el PMBOK, los cuales facilitan la consecución de las metas y objetivos que son la razón del proyecto. La gestión de proyectos está compuesta por cinco fases que transcurren de manera horizontal a lo largo de la matriz de procesos. Estas fases son conocidas como los grupos de procesos de la gestión de proyectos, los grupos de procesos son:

®     Grupo de iniciación

®     Grupo de planeación

®     Grupo de ejecución

®     Grupo de monitoreo y control

®     Grupo de cierre.

El eje vertical de la matriz de procesos consiste en 10 pasos, los cuales tienen una secuencia lógica, estos pasos son conocidos como las áreas de conocimiento y son:

1.       Integración

2.       Alcance

3.       Tiempo

4.       Costos

5.       Recursos humanos

6.       Calidad

7.       Comunicaciones

8.       Riesgo

9.       Adquisiciones

10.   Gestión de los interesados.

El PMBOK define 47 procesos que están distribuidos dentro de la matriz de procesos y que todo director de proyectos que aspira a seguir la metodología del PMBOK debe conocer. Puede que parezca que son muchos y lo son, pero a medida que exploramos el marco teórico será más claro como estos procesos tienen un orden lógico que está basado en el sentido común. Puede que diferentes industrias empleen variaciones de los grupos de procesos y no todos los proyectos requieran todas las áreas de conocimiento, o todos los 47 procesos individuales.

Adicionalmente algunos proyectos necesitaran usar de manera repetida algunas partes del marco teórico de PMBOK, no importa si el proyecto es grande, complejo, internacional o pequeño, sencillo o local; lo importante para un director de proyecto es seguir los procesos de acuerdo al marco teórico y de esa manera poder asegurar una implementación sin mayores traumatismos y facilitar al director del proyecto a completar los entregables oportunamente y dentro de las restricciones.

Entre los grupos de procesos y áreas de conocimiento están definidas todas las funciones de la gestión de proyectos requerida para lograr los objetivos y completar el proyecto. Dicho de otra manera, una gestión de proyectos exitosa es el pegante que mantiene la cohesión del proyecto, para que el esfuerzo invertido no se caiga en pedazos.