Mapa de proceso

Que es un mapa

Un mapa es una representación gráfica y métrica de una porción de territorio sobre una superficie generalmente bidimensional.

¿Qué es un proceso?

Una serie de tareas y/o actividades desarrolladas en una secuencia lógica y predeterminada que se vinculan entre sí para transformar insumos en productos valiosos para el usuario.

Conjunto de las fases sucesivas de un fenómeno natural o de una operación artificial (ejemplo: proceso de maduración de una fruta (fenómeno natural) proceso de fabricación de una lapicera o de elaboración de una comida (proceso artificial)).

Es un conjunto de recursos y actividades interrelacionadas que transforman elementos de entrada en elementos de salida. Es decir, transforma insumos en productos. Responde a la pregunta ¿Qué se hace?

Mapa de proceso

Un mapa de proceso muestra la estructura de la Unidad Funcional en la que nos encontramos permitiendo que nos situamos en relación al trabajo que en ella se desarrolla y asi conocer donde se ubica nuestra actividad y hacia qué fin se orienta.

A diferencia de un organigrama el cual nos muestra la estructura orgánica o jerárquica o de una unidad funcional, un mapa de proceso nos muestra la estructura de funciones.

Magnitud de los procesos

·         Macroproceso. Constituyen los mayores ciclos que se pueden identificar en una unidad de información (UI), se relacionan directamente con las áreas de gestión.

·         Proceso. Son los ciclos que se pueden diferenciar en los macroprocesos.

·         Subproceso. Aquí se pueden identificar la actividad o actividades que emplean un mismo insumo, le agregan valor y suministran un producto o servicio (recurso – transformación -  resultado), cada subproceso a su vez puede estar constituido por otros subprocesos.

Tipos de procesos.

Hay tres tipos de procesos que intervienen en todo tipo de organización:

·         Procesos estratégicos. Establecen y controla las metas de la organización. Proporcionando directrices a los demás procesos para alcanzar la visión, misión y metas que se han establecido. (macroprocesos).

·         Procesos primarios u operativos. Estos impactan directamente sobre la satisfacción del usuario. Son los primarios porque están en relación directa y operativos porque es donde se hacen las distintas acciones para lograr los productos o servicios. Son los que sustentan la razón de ser de la organización.

·         Procesos de soporte. Estos no están ligados directamente a la misión de la organización, pero son necesarios para que los otros procesos primarios y estratégicos puedan cumplir con sus objetivos. Son procesos transversales a toda la organización.

Como construir un mapa de procesos.

El primer paso que se da para iniciar con un mapa de proceso es identificar los actores de estos procesos.

Es decir, identificar los usuarios o clientes, los productos, los requisitos que el cliente exige y con esto identificar los procesos que se requieren para producir y/o servicios.

Como paso dos debemos identificar la línea operativa. Esto quiere decir los procesos operativos, primarios, centrales o de negocio.

Esta es una secuencia encadenada de procesas que se llevan a cabo para realizar un producto o servicio. Esta está íntimamente ligada con la naturaleza de la actividad que se lleva a cabo.

Como paso 3 se deben añadir los procesos de soporte y dirección o sea los procesos estratégicos.

Los procesos de dirección o estratégicos son los que coordinan y dan guia a todos los procesos.

Los procesos de soporte no influyen directamente en los centrales u operativos, pero no puede prescindirse de ellos.

En el 4to paso se añadirán los procesos faltantes que son procesos de apoyo o soporte los cuales son:

-       Gestión de recursos humanos, materiales, edificios, tecnológicos, etc.

-       Auditorias.

-       Productos no conformes.

-       Medición de objetivos e indicadores.

-       Mantenimiento.

-       Limpieza.

-       Etc.